Comment revoir la sécurité de vos documents pour WFH

Au cours de la dernière année, de nombreuses entreprises ont opté pour une configuration de travail à domicile (WFH). Aux États-Unis seulement, 42% de la population active travaille à temps plein dans le confort de son foyer

Bien que le travail à distance présente de nombreux avantages, l'un des principaux inconvénients de cette configuration est qu'elle présente divers risques pour la sécurité des documents. Quelques exemples de ces risques comprennent les cyberattaques, l'exposition involontaire d'informations sensibles et les documents papier volés / perdus.

Pour faire face à ces risques, les entreprises doivent avoir des pratiques strictes et / ou disposer des solutions technologiques nécessaires pour leurs employés. Dans cet article, nous explorerons les moyens d'améliorer efficacement la sécurité des documents de travail à domicile.

Commençons! 
Vue aérienne d'une femme travaillant à domicile sur son ordinateur portable

1. Former les employés aux pratiques essentielles de sécurité numérique

Pendant ce temps, les cybercriminels sont pleinement conscients que la plupart des entreprises et leurs employés s'adaptent toujours aux défis posés par l'adoption d'une configuration de travail à domicile. En tant que tels, ces cybercriminels sont prêts à profiter de cette opportunité par le biais de divers modes d'attaque - que ce soit par le biais d'e-mails de phishing d'ingénierie sociale ou en exploitant des points d'accès Wi-Fi publics vulnérables. 

Effectivement, les escroqueries par e-mail (principalement liées au COVID-19) ont augmenté jusqu'à 667% en mars seulement. De plus, au cours des derniers mois, il y a eu un Augmentation de 105% des ransomwares.

Par conséquent, il est clair que la première ligne de défense pour assurer la sécurité des documents à domicile est de former vos employés aux principes essentiels de la cybersécurité. 

Lorsque vous formez les employés aux meilleures pratiques de cybersécurité, vous devez vous assurer de toucher à des points clés tels que:

  • Différents types de cyberattaques, comment les détecter et quelles sont les prochaines étapes à suivre
  • Pourquoi utiliser des périphériques USB et le Wi-Fi public doit être évité autant que possible
  • Comment éviter les téléchargements et les sites Web risqués qui peuvent corrompre les appareils avec des logiciels malveillants 
  • Pourquoi l'utilisation d'appareils personnels pour les tâches professionnelles doit être strictement évitée

2. Mettez en place des mots de passe forts pour chaque employé

Les attaques par force brute, également connues sous le nom de craquage par force brute, sont une méthode de piratage qui utilise chaque mot de passe pour arriver au bon. En raison des récents événements mondiaux, le nombre de Les attaques par force brute aux États-Unis à elles seules sont passées de 200.000 800,000 avant la pandémie à XNUMX XNUMX à la mi-mars 2020. En avril 2020, le nombre de ces attaques a rapidement grimpé à 1.4 million.

Lorsqu'un mot de passe est compromis, les pirates peuvent accéder à toutes vos données et documents. Par conséquent, avoir des mots de passe forts est l'un des moyens de garantir la sécurité des documents personnels. 

Il existe plusieurs façons de garantir que la force des mots de passe utilisés est suffisante, par exemple:

  • Informer les employés des meilleures pratiques en matière de sécurité et de confidentialité des mots de passe
  • Exécution d'un audit de mot de passe pour exposer les mots de passe faibles
  • Utilisation d'un gestionnaire de mots de passe au niveau de l'entreprise (par exemple Dernier passage, Dashlane, Gardien)

3. Réinitialisation des mots de passe par défaut du routeur Wi-Fi

Les principaux compromis de sécurité peuvent provenir de quelque chose d'aussi facilement ignoré que les mots de passe par défaut du routeur Wi-Fi. Si un pirate est capable de deviner le mot de passe par défaut du réseau Wi-Fi, il peut accéder au réseau et télécharger des mises à jour de micrologiciel malveillantes qui lui permettent d'espionner les utilisateurs de ce réseau. 

Dans la plupart des anciens routeurs, le mot de passe par défaut est un mot de passe courant et facile à deviner, tel que «admin» ou «mot de passe». Certains fabricants peuvent également donner à leurs routeurs un mot de passe commun que les pirates peuvent connaître. Ce sont des mots de passe par défaut particulièrement vulnérables. Cependant, les nouveaux routeurs sont généralement fournis avec un mot de passe unique par routeur généré par le fabricant. 

Comme vous ne pouvez pas simplement supposer que tous les routeurs utilisés par vos employés ont un mot de passe fort et unique, il serait préférable de les guider dans la réinitialisation de leurs routeurs Wi-Fi par défaut. De cette façon, vous pouvez garantir davantage la sécurité des documents dans une configuration de travail à domicile. 

4. Envisagez de fournir aux employés un accès VPN

La fonction principale d'un VPN (réseau privé virtuel) est de vous donner vie privée et anonymat lorsque vous effectuez des tâches en ligne. Les VPN peuvent le faire en construisant un tunnel de cryptage entre votre trafic et toute entité qui tente d'espionner vos activités en ligne. Ce niveau de sécurité peut être compté selon que vous utilisez le Wi-Fi domestique ou les réseaux Wi-Fi publics. 

En raison des avantages susmentionnés, les VPN peuvent être utiles pour les particuliers et les entreprises. Cela peut être une mesure supplémentaire pour garantir la sécurité des données et des documents pertinents pour votre entreprise.

Certains des meilleurs VPN de niveau entreprise sur le marché incluent Équipes NordVPN, Périmètre81ainsi que Torguard.   

5. Envisagez de gérer les services informatiques

Pour garantir pleinement la sécurité de vos documents, informations et données, vous pouvez envisager de disposer de services informatiques gérés pour votre entreprise. 

Services informatiques gérés par Integr8 vous offre un service personnalisé XNUMX heures sur XNUMX. Vous pouvez accéder à tout moment à l'assistance informatique grâce à un personnel et à un support technique hautement expérimentés. Vous aurez également accès à des outils mis à jour qui vous permettront de détecter et de répondre plus rapidement aux activités malveillantes. 

Vue aérienne d'une femme travaillant à domicile sur son ordinateur portable

6. Avoir des politiques pour limiter les risques des documents papier

Les documents papier peuvent présenter de nombreux risques, tels que le vol, la fuite accidentelle d'informations sensibles et / ou la perte du document. Dans une configuration de travail à domicile, ces risques sont encore plus difficiles à contenir. C'est pourquoi il est conseillé de limiter ou d'éliminer les éléments suivants:

  • Impression d'informations sensibles
  • S'appuyer uniquement sur la copie papier d'un document  
  • N'ayant que des copies papier pour porter des signatures importantes

Au lieu de s'appuyer sur des documents papier, il serait préférable de numériser tous les travaux importants de votre entreprise. Cela nous amène à notre prochain point. 

7. Envisagez l'utilisation d'un système de gestion de documents numériques

Le système de gestion de documents numériques (DMS) est un système qui rend la documentation numérique organisée et efficace. Non seulement cela vous aide à éviter les risques associés à l'utilisation de documents papier, mais cela permet également de sécuriser les documents par d'autres moyens. 

Jusqu'à présent, nous avons parlé des risques de sécurité des documents qui proviennent de l'extérieur de l'organisation, principalement des cybercriminels. Cependant, il existe également des menaces internes à l'entreprise, telles que:

  • Informations sensibles consultées et / ou partagées par les mauvaises personnes
  • Modifications non traçables et non autorisées apportées aux documents
  • Suppression permanente non traçable et non autorisée de documents importants

Avec le top-notch Système de gestion de documents numériques par Integr8, vous pouvez éviter tous les risques ci-dessus. Ce système vous permet de suivre, stocker et gérer l'accès à tous vos documents numériques. Ce système veille également à ce que chaque document dispose des bonnes métadonnées et de toutes les informations complètes et correctes, en adéquation avec vos processus métiers.  

Services informatiques gérés et gestion de documents numériques pour votre entreprise

Dans cet article, nous avons couvert certains des risques courants de sécurité des documents ainsi que ce que vous pouvez faire à leur sujet. Disposer de services informatiques gérés et d'un système de gestion de documents numériques sont les solutions les plus efficaces pour minimiser les risques de sécurité des documents externes et internes.  

Ici à Intégrer8, nous proposons des solutions réellement centrées sur les besoins de votre entreprise en fournissant un audit approfondi de votre configuration numérique à partir duquel nous personnalisons les solutions. Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions ci-dessus et ce que nous pouvons faire pour vous, contactez-nous aujourd'hui!

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