L'importance de la sécurité des informations et des documents

Le vol d'informations dans les entreprises est plus fréquent que vous ne le pensez. Selon un webinaire organisé par des experts en sécurité des documents, le vol de données effectué par des employés licenciés ou indignes de confiance constitue une menace plus importante que les pirates informatiques; un stupéfiant 87% d'anciens salariés emportez des données avec eux pour les utiliser pour de futures entreprises. Cela peut mettre en péril votre travail acharné et menacer l'entreprise que vous avez créée.

Hackers sont toujours à la recherche de données non sécurisées qu'ils peuvent utiliser pour faire chanter votre entreprise. Vous pouvez éviter cela en investissant dans la sécurité des documents afin de protéger les informations privées de votre entreprise. 

Passons en revue les raisons pour lesquelles vous devriez prendre le temps de considérer la sécurité des documents et la sécurité des informations. 

Les avantages d'investir dans la sécurité des documents

Les informations que vous avez établies au sein de votre entreprise sont responsables du bon fonctionnement de votre entreprise. Les documents non sécurisés peuvent poser des menaces, surtout s'il y a des violations. Non seulement vous protégez vos données contre les pirates et les anciens employés, mais les concurrents n'auront aucune chance d'essayer de voler vos précieuses données.

Voici quelques-uns des avantages de la sécurité des documents: 

1. Vous protégez votre entreprise contre la violation des droits d'auteur

Les entreprises passent par de nombreux processus pour produire des données qui représentent leur travail d'origine. Il peut s'agir de matériel de formation, de flux de revenus, d'informations confidentielles provenant de clients ou de développements qui se produisent dans le cadre de protocoles à l'échelle de l'entreprise.

Si vous avez du matériel protégé par des droits d'auteur mais que vous manquez de sécurité, ils seront susceptibles de:

• Manipulation ou modification sans autorisation
• Duplication
• Être utilisé de manière sans autorité

2. Vous protégez vos données contre le piratage

Le piratage ne se produit pas uniquement dans les films, les logiciels ou la musique. Les données de votre entreprise, les détails des réunions, les données de recherche et toutes sortes d'autres informations précieuses peuvent se retrouver sur des sites Web de partage de fichiers illégaux où elles peuvent être téléchargées par des millions de personnes dans le monde.

Juste pour donner un exemple de la façon dont le piratage affecte les entreprises, les données montrent que les sites de streaming tels que Netflix et Hulu perdent $ 50 milliards par an du contenu piraté. 

Voici les types de piratage de logiciels que votre entreprise peut subir si vous ne disposez pas de la sécurité des documents:

• Softlifting - Un type courant de piratage qui consiste à partager un certain programme avec quelqu'un qui n'est pas autorisé par le contrat de licence à l'utiliser. 
• Chargement du disque dur - Engagé par les revendeurs de matériel, ce qui implique le chargement d'une copie non autorisée de votre logiciel sur un ordinateur qui est vendu à l'utilisateur final. 
• Location - Cela se produit lorsque quelqu'un loue une copie du logiciel ou des données de votre entreprise pour une utilisation temporaire sans autorisation. 
• La contrefaçon - Cela signifie produire de fausses copies de vos données ou de vos logiciels pour les rendre authentiques aux utilisateurs finaux. 

Tous ces effets néfastes peuvent être évités si vous vous abonnez à un programme de confiance fournisseur de services de sécurité et de gestion de documents. 

3. Vous protégez votre entreprise contre les pertes financières

Toutes les failles de sécurité mentionnées ci-dessus peuvent entraîner une perte financière inquiétante, ce qui peut affecter votre réputation et vos relations avec vos clients. À titre d'exemple de perte financière grave, la société de vente au détail Target a subi une violation massive de données qui a compromis les informations de carte de crédit de près de 40 millions d'utilisateurs en 2013. 

L'absence de sécurité adéquate des documents et des informations par l'entreprise a amené les victimes à faire face à des frais de débit et de crédit non autorisés. Ils ont également dû modifier les informations personnelles, telles que les numéros de sécurité sociale et les numéros de téléphone. De plus, les victimes ont également dû solliciter les services d'enquêteurs pour résoudre le problème. Toutes ces émissions ont coûté 202 millions de dollars à Target en pertes financières.  

Vous ne voulez pas que ce genre de problème arrive à votre entreprise ou à vos clients, c'est pourquoi vous devez investir dans la sécurité de l'information. 

4. Vous empêchez le vol de se produire au sein de vos employés

Les entreprises sont attendues et chargées de partager des documents avec des informations qui sont à la base de l'efficacité de votre entreprise. Il pourrait être difficile de savoir exactement à qui ces documents sont envoyés sans le bon type de sécurité des documents en place. L'importance de la sécurité de l'information est forte dans ce problème, car les entreprises concurrentes peuvent tirer parti de la sécurité de vos documents non gérée.  

Si vous appliquez un format de fichier sécurisé avec protection par mot de passe à vos documents, vous pouvez empêcher le vol d'informations et protéger votre entreprise contre les failles de sécurité. 

Une fois que vous êtes prêt à éliminer les documents indésirables contenant des informations sensibles, le matériel de bureau, tel qu'un destructeur de documents, empêchera le vol d'informations potentiel. Conserver des documents non sécurisés avec des secrets d'entreprise et simplement les jeter est risqué, c'est pourquoi vous devriez vous renseigner services d'audit de sécurité d'impression. 

Que puis-je faire pour appliquer la sécurité des documents aux fichiers de mon entreprise?

1. Mot de passe protéger les fichiers précieux

Effectuez cette tâche comme une couche de sécurité supplémentaire. Utilisez simplement la protection par mot de passe de Microsoft Word pour empêcher les utilisateurs non autorisés de créer des modifications. 

2. Appliquer l'utilisation des signatures électroniques

La configuration des signatures électroniques sur vos documents leur permet d'être légalement signées numériquement, en particulier s'il s'agit de contrats liant des accords ou de documents contenant des informations sensibles. 

3. Proposez des politiques de sécurité interne avancées

Ne laissez pas les données sensibles à quiconque puisse y accéder ou les récupérer. Si vous appliquez un unifié ou protocole d'impression cloud, récupérez les documents importants et parlez à votre personnel informatique pour vous assurer que les données sont cryptées et que l'imprimante supprime les fichiers archivés de manière programmée. 

4. Demandez l'aide d'un service de gestion de documents numériques

En cas de doute sur vos pratiques internes, il est préférable de demander l'aide de professionnels de la gestion de documents. Bien que votre personnel informatique puisse trouver des solutions, il existe des pirates informatiques qui peuvent découvrir des fissures dans votre système de sécurité et peuvent à terme menacer la sécurité des informations de votre entreprise. 

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