Le vol d'informations dans les entreprises est plus fréquent que vous ne le pensez. Selon un webinaire organisé par des experts en sécurité des documents, le vol de données effectué par des employés licenciés ou indignes de confiance constitue une menace plus importante que les pirates informatiques; un stupéfiant 87% d'anciens salariés emportez des données avec eux pour les utiliser pour de futures entreprises. Cela peut mettre en péril votre travail acharné et menacer l'entreprise que vous avez créée.
Hackers sont toujours à la recherche de données non sécurisées qu'ils peuvent utiliser pour faire chanter votre entreprise. Vous pouvez éviter cela en investissant dans la sécurité des documents afin de protéger les informations privées de votre entreprise.
Passons en revue les raisons pour lesquelles vous devriez prendre le temps de considérer la sécurité des documents et la sécurité des informations.
Les informations que vous avez établies au sein de votre entreprise sont responsables du bon fonctionnement de votre entreprise. Les documents non sécurisés peuvent poser des menaces, surtout s'il y a des violations. Non seulement vous protégez vos données contre les pirates et les anciens employés, mais les concurrents n'auront aucune chance d'essayer de voler vos précieuses données.
Voici quelques-uns des avantages de la sécurité des documents:
Les entreprises passent par de nombreux processus pour produire des données qui représentent leur travail d'origine. Il peut s'agir de matériel de formation, de flux de revenus, d'informations confidentielles provenant de clients ou de développements qui se produisent dans le cadre de protocoles à l'échelle de l'entreprise.
Si vous avez du matériel protégé par des droits d'auteur mais que vous manquez de sécurité, ils seront susceptibles de:
Le piratage ne se produit pas uniquement dans les films, les logiciels ou la musique. Les données de votre entreprise, les détails des réunions, les données de recherche et toutes sortes d'autres informations précieuses peuvent se retrouver sur des sites Web de partage de fichiers illégaux où elles peuvent être téléchargées par des millions de personnes dans le monde.
Juste pour donner un exemple de la façon dont le piratage affecte les entreprises, les données montrent que les sites de streaming tels que Netflix et Hulu perdent $ 50 milliards par an du contenu piraté.
Voici les types de piratage de logiciels que votre entreprise peut subir si vous ne disposez pas de la sécurité des documents:
Tous ces effets néfastes peuvent être évités si vous vous abonnez à un programme de confiance fournisseur de services de sécurité et de gestion de documents.
Toutes les failles de sécurité mentionnées ci-dessus peuvent entraîner une perte financière inquiétante, ce qui peut affecter votre réputation et vos relations avec vos clients. À titre d'exemple de perte financière grave, la société de vente au détail Target a subi une violation massive de données qui a compromis les informations de carte de crédit de près de 40 millions d'utilisateurs en 2013.
L'absence de sécurité adéquate des documents et des informations par l'entreprise a amené les victimes à faire face à des frais de débit et de crédit non autorisés. Ils ont également dû modifier les informations personnelles, telles que les numéros de sécurité sociale et les numéros de téléphone. De plus, les victimes ont également dû solliciter les services d'enquêteurs pour résoudre le problème. Toutes ces émissions ont coûté 202 millions de dollars à Target en pertes financières.
Vous ne voulez pas que ce genre de problème arrive à votre entreprise ou à vos clients, c'est pourquoi vous devez investir dans la sécurité de l'information.
Les entreprises sont attendues et chargées de partager des documents avec des informations qui sont à la base de l'efficacité de votre entreprise. Il pourrait être difficile de savoir exactement à qui ces documents sont envoyés sans le bon type de sécurité des documents en place. L'importance de la sécurité de l'information est forte dans ce problème, car les entreprises concurrentes peuvent tirer parti de la sécurité de vos documents non gérée.
Si vous appliquez un format de fichier sécurisé avec protection par mot de passe à vos documents, vous pouvez empêcher le vol d'informations et protéger votre entreprise contre les failles de sécurité.
Une fois que vous êtes prêt à éliminer les documents indésirables contenant des informations sensibles, le matériel de bureau, tel qu'un destructeur de documents, empêchera le vol d'informations potentiel. Conserver des documents non sécurisés avec des secrets d'entreprise et simplement les jeter est risqué, c'est pourquoi vous devriez vous renseigner services d'audit de sécurité d'impression.
Effectuez cette tâche comme une couche de sécurité supplémentaire. Utilisez simplement la protection par mot de passe de Microsoft Word pour empêcher les utilisateurs non autorisés de créer des modifications.
La configuration des signatures électroniques sur vos documents leur permet d'être légalement signées numériquement, en particulier s'il s'agit de contrats liant des accords ou de documents contenant des informations sensibles.
Ne laissez pas les données sensibles à quiconque puisse y accéder ou les récupérer. Si vous appliquez un unifié ou protocole d'impression cloud, récupérez les documents importants et parlez à votre personnel informatique pour vous assurer que les données sont cryptées et que l'imprimante supprime les fichiers archivés de manière programmée.
En cas de doute sur vos pratiques internes, il est préférable de demander l'aide de professionnels de la gestion de documents. Bien que votre personnel informatique puisse trouver des solutions, il existe des pirates informatiques qui peuvent découvrir des fissures dans votre système de sécurité et peuvent à terme menacer la sécurité des informations de votre entreprise.
Integr8 offre des processus métier rationalisés pour améliorer la durabilité environnementale et la sécurité des documents. Notre objectif principal est de réduire les coûts de nos clients et d'augmenter la productivité sans compromettre la sécurité des informations. Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, nous avons des solutions qui répondront à vos besoins et, surtout, protégeront vos précieuses données.
Appelez-nous aujourd'hui pour une consultation sur la façon d'améliorer votre service de gestion de documents et de sécurité des documents.