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Pourquoi vous avez toujours besoin de services d'impression gérés si vous êtes sans papier

Is services d'impression gérés au Canada nécessaire pour un bureau sans papier? Dans cet article, nous parlerons des nombreux avantages du MPS pour tous les types d'entreprises et de la façon dont il peut aider à faire d'un bureau sans papier une réalité.

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Que signifie vraiment un bureau sans papier?

La vision d'un bureau sans papier a été conçue avec l'avènement des ordinateurs personnels. Son objectif était d'éliminer la nécessité d'imprimer des documents grâce à la numérisation et de passer à l'utilisation d'écrans électroniques au lieu du papier. Cela est devenu plus facile avec les percées technologiques rapides qui lancent des ordinateurs et ordinateurs portables avancés et des appareils portables tels que les smartphones et les tablettes combinés à la connectivité et aux possibilités illimitées d'Internet. Par exemple, il existe des options de partage de messagerie et de cloud.

Mais au fil des ans, la définition et les attentes d'un bureau sans papier ont considérablement évolué. De la simple conduite des opérations commerciales moins l'impression à la promotion d'initiatives respectueuses de l'environnement et de la durabilité, il a lentement déplacé son attention pour soutenir également les lieux de travail agiles émergents qui excellent en termes d'efficacité, de productivité et de rentabilité.

Les avantages du sans papier

De plus en plus d'entreprises s'efforcent de réaliser une opération de bureau sans papier grâce aux avantages suivants.

  • Il économise du temps, de l'espace et de l'énergie.
    Lorsque vous passez au papier, vous stockez vos fichiers numériques sur un serveur sécurisé ou une plateforme de partage cloud. Il élimine le classement, le tri et l'organisation des copies papier des documents. Plus besoin de classeurs traditionnels et volumineux ou de piles de paperasse sur les bureaux de vos employés. La numérisation des fichiers conserve tout ce dont vous avez besoin au même endroit. Il supprime les conjectures et les risques de disparition de documents importants.
  • Il économise de l'argent sur les fournitures et les dépenses opérationnelles.
    La numérisation réduit vos dépenses en papier, encre, toner, imprimante et frais de port. Cela comprend également les dépenses d'énergie et de carburant pour alimenter les imprimantes ou livrer les documents aux clients, et le salaire pour les heures perdues par les employés lors de l'impression de documents ou les tâches administratives de tri et de gestion de toutes sortes de paperasse.
  • Il augmente la productivité globale.
    Sans perdre de temps et au lieu de cela consacré à des tâches qui comptent vraiment, un bureau sans papier fonctionne comme une machine bien huilée, offrant des taux de réussite élevés à un rythme plus rapide par rapport à ses homologues conventionnels. Les documents urgents sont signés immédiatement et envoyés par voie électronique. Il est facile d'accéder aux documents tout en maintenant des restrictions pour le personnel non autorisé.
  • C'est super pour l'environnement.
    Passer au numérique est une initiative verte. C'est un fait connu que les arbres doivent être coupés pour la production de papier. Un seul arbre ne peut vous donner qu'environ 17 rames de papier. Comme les arbres mettent de 10 à 50 ans à pousser, cela est dévastateur pour les forêts vierges où ils proviennent généralement et pour l'environnement dans son ensemble. En évitant le papier, vous faites une énorme brèche en ne faisant pas partie du problème et en réduisant votre empreinte carbone.

La vérité sur le bureau sans papier

Au contraire, pour beaucoup choisir unique à chaque organisation, la réalisation d'un bureau véritablement sans papier est encore loin d'être une réalité. Malgré les meilleures intentions de bannir complètement le papier et les efforts impressionnants pour mener des activités purement en ligne, il y a encore beaucoup de facteurs qui expliquent pourquoi cela ne se produit pas encore maintenant.

Il s'agit notamment de:

  • Impression facile
    L'impression est devenue plus facile avec un logiciel d'impression intelligent et des imprimantes compatibles Bluetooth et Air. Le coût d'impression est également devenu moins cher.
  • Monde des affaires
    Fondamentalement, les vieilles habitudes ont la vie dure. Les bureaux sans papier sont confrontés à l'inévitabilité d'avoir à traiter avec des clients et des entreprises qui préfèrent toujours que les choses soient telles qu'elles sont, avec beaucoup de copies papier.
  • Fausses hypothèses
    Il existe une idée préconçue selon laquelle la transition vers le numérique et l'exigence de maintenance du passage au numérique sont coûteuses.
  • Peur du changement
    La peur de devoir faire face à l'arriéré après des années de fonctionnement dans un environnement lourd en impression. Certaines personnes trouvent également la courbe d'apprentissage intimidante.

Gros plan d'une personne à l'aide d'une imprimante multifonction

Comment MPS peut aider un bureau sans papier

En raison des obstacles liés à la fermeture d’un bureau complètement sans papier, d’autres proposer se diriger vers le lieu de travail «paperlite» à la place.

Malgré son nom, les services d'impression gérés au Canada ne se limitent pas aux solutions d'impression. Tous les types d'organisations commerciales peuvent bénéficier d'un MPS à bord, y compris les bureaux sans papier. En fait, ils peuvent même profiter de plusieurs fonctionnalités clés de MPS pour rendre leur initiative Paperlight plus transparente et efficace.

Voici quelques exemples.

  • Efficacité complète de l'automatisation
    Offres MPS solutions de documents améliorant les performances qui peut encore optimiser les processus de documentation de votre entreprise. Au lieu de demander à un employé d'effectuer manuellement des tâches, telles que l'organisation de fichiers dans des dossiers numériques, l'autorisation et la révocation de l'accès, l'étiquetage des fichiers et l'importation de fichiers, les services d'impression gérés au Canada peuvent fournir des solutions automatisées pratiques via des applications en ligne ou une programmation personnalisée. Solutions de documents améliorant les performances pour les entreprises au Canada et aux États-Unis. En téléchargeant, organisant et stockant efficacement tous les documents commerciaux dans une structure logique facile à utiliser, tout utilisateur autorisé à travers le monde peut accéder instantanément aux documents dont il a besoin. Grâce à la puissance du cloud, toutes vos factures, contrats, documents de traitement, etc., sont accessibles à tous ceux qui en ont besoin en quelques clics.
  • Défense renforcée de la cybersécurité
    Même les bureaux sans papier admettent posséder au moins une imprimante, un scanner ou un télécopieur. Lorsqu'ils sont connectés à Internet et à votre réseau interne, ces appareils peuvent également rendre votre organisation vulnérable aux risques de vol de propriété intellectuelle et d'attaque numérique. MPS peut vous aider à renforcer les défenses de votre entreprise contre ces menaces. Service d'audit de sécurité d'impression numérise activement vos imprimantes pour vous assurer que vous êtes protégé. Le programme suit les mises à jour importantes du micrologiciel, les changements de mot de passe nécessaires et optimise les paramètres de gestion des appareils pour améliorer votre sécurité. Tout est présenté dans un tableau de bord facile à utiliser, afin que vous puissiez savoir tout ce dont vous avez besoin en un coup d'œil.
  • Autonomisation vers la durabilité
    Le fait d'avoir un fournisseur de services d'impression gérés au Canada à bord peut également renforcer votre organisation dans votre quête d'un bureau véritablement sans papier et favoriser la durabilité en rationalisant davantage vos processus d'impression et commerciaux. Service d'audit de sécurité d'impression Cela empêche les utilisateurs d'utiliser plus que leurs budgets d'impression alloués et peut signaler les contrevenants potentiels dans le tableau de bord interactif. La direction peut ensuite évaluer ces notifications dans un processus rapide et visuel, en décidant comment limiter le gaspillage de papier à l'avenir.

Services d'impression gérés Canada

Integr8 est le principal fournisseur de services d'impression gérés au Canada et dans les régions avoisinantes du pays et des États-Unis. Nous sommes passionnés par la fourniture d'une expérience client inégalée grâce à notre support client de pointe, notre expertise technique et nos contrats de service imbattables. Découvrez comment nous pouvons faciliter votre transition vers un bureau sans papier. Entrez en contact avec nous aujourd'hui!

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