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Pourquoi HP Capture and Route est-il si important en 2020

Les entreprises et les organisations de toutes sortes doivent gérer quotidiennement une quantité écrasante de documents papier et numériques. C'est pourquoi une bonne gestion des documents est une nécessité absolue pour les entreprises de fonctionner efficacement dans tous ses processus et ainsi de répondre aux attentes croissantes des clients.

HP Capture and Route est une solution qui optimise votre Gestion de documents numériques en vous aidant à gérer, mettre à jour et acheminer les informations avec facilité et précision.

Envisagez-vous d'implémenter HP Capture and Route pour votre entreprise? Cet article complet vous montrera comment votre entreprise ou organisation bénéficiera de cette solution. Nous couvrirons également les principaux fonctionnalités de HP Capture et Route le long du chemin. Commençons!

Un employé s'apprête à capturer un document papier à l'aide de son smartphone

Qu'est-ce que HP Capture and Route?

HP Capture and Route est une solution de workflow de documents avec ces fonctions essentielles: 1) numériser / capturer vos documents papier 2) traiter ces informations, 3) acheminer les informations là où elles doivent être, et 4) protéger les informations stockées. Alors que nous discutons de ces fonctions essentielles ci-dessous, vous verrez à quel point HP Capture et Route sont flexibles. Il peut s'adapter au processus que vous avez en place et même présenter des opportunités d'optimisation de vos flux de documents.

Numérisation / capture de documents papier

HP Capture and Route vous permet de capturer facilement des documents en numérisant avec une imprimante multifonction, un périphérique de numérisation en réseau ou même un périphérique mobile. Les réservations de numérisation peuvent également être effectuées à partir de l'interface mobile ou via l'application de bureau.

Traiter les informations

Une fois le document capturé, il est ensuite converti au format souhaité (eG PDF, Doc, XLS, RTF, TIFF, etc.) Il peut également subir une compression, une lecture de code-barres et / ou une extraction de données. Des options d'amélioration de l'image telles que le dépoussiérage, le redressement, etc. sont également disponibles.

Acheminer l'information

Maintenant, les informations peuvent être envoyées là où elles doivent être. Il peut être envoyé à un e-mail, à un dossier réseau, à télécopier, à imprimer, à des systèmes de gestion de contenu, à un stockage en nuage, etc. Les listes de distribution facilement accessibles permettent aux employés d'envoyer des informations vers plusieurs destinations avec rapidité et précision.

Protéger les informations

Tous les fax et documents numérisés sont acheminés via le serveur de HP Capture and Route. Ce serveur possède un journal d'audit intégré qui fournit des preuves documentaires des activités effectuées sur les informations. Cette fonction contribue à la conformité et est donc utile pour les entreprises soucieuses de la sécurité.

Quels types d'entreprises bénéficient de HP Capture and Route?

Les entreprises et les organisations qui traitent régulièrement des documents papier et des documents numériques comptent sur une bonne gestion des documents pour bien fonctionner. Certaines industries comme les services juridiques, les soins de santé, l'éducation, la comptabilité, la finance, etc. sont lourdement incapables lorsque les documents ne sont pas bien gérés. Des entreprises comme celles-ci bénéficieront énormément de la mise en œuvre de HP Capture and Route. Cette solution entraîne une productivité accrue, des coûts réduits et une conformité accrue. Et en raison de la flexibilité d'utilisation et de la facilité de mise à niveau de HP Capture and Route, les entreprises de tous types et de toutes tailles peuvent en bénéficier.

Alors maintenant, regardons de plus près à quoi ressemblent ces avantages.

Un employé scanne un document papier

Quels sont les avantages de l'utilisation de HP Capture and Route?

Vous ne savez toujours pas si HP Capture and Route est fait pour vous? Découvrez les avantages que vous obtiendrez en mettant en œuvre cette solution.

Boostez votre productivité en déplacement

Le monde d'aujourd'hui tourne autour de la technologie mobile. Avec HP Capture and Route, votre gestion de documents peut également tirer parti de la technologie mobile, permettant ainsi à vos employés d'être productifs en déplacement. Grâce à HP Capture et Route Mobile Client, les employés pourront numériser ou créer des réservations de numérisation directement depuis leurs appareils mobiles. Ils auront également la liberté d'accéder aux listes de distribution et de soumettre des fichiers numériques à partir de la même interface facile à utiliser.

Capturez des documents rapidement et avec précision

Les flux de travail que vous pouvez configurer avec HP Capture et Route permettent à votre équipe de contrôler et de suivre le contenu numérisé. Et avec une simple pression sur un bouton, ils peuvent distribuer des documents aux lignes de fax, e-mails, stockage en nuage, systèmes de gestion de contenu, etc.,

Libérez de précieux espaces de bureau

L'un des avantages de la capture de documents papier et de leur gestion numérique est de ne pas avoir besoin des boîtes, des bacs et des classeurs pour stocker tous les documents papier. Il y a tellement de choses que vous pouvez faire avec cet espace supplémentaire - comme peut-être mettre en place des installations de loisirs pour les employés ou mettre en place plus de postes de travail pour les équipes en croissance.

Un bonus supplémentaire n'a pas à vous soucier de la poussière qui peut s'accumuler partout où vous stockez de gros volumes de documents papier. Cela a un impact positif sur la santé de vos employés.

Réduire les coûts

Dans un environnement commercial compétitif, la réduction des coûts inutiles est toujours une bonne chose. Avec HP Capture and Route, vous n'avez plus besoin de compter sur des lignes de télécopie analogiques coûteuses car HP Capture and Route fournit une solution de télécopie sur IP complète, une technologie qui permet l'interconnexion de vos télécopieurs.

Vous constaterez également une réduction des coûts d'impression des fournitures et d'expédition, car cette solution vous permet d'explorer diverses manières de distribuer et de stocker efficacement des documents numériquement. Vous pourriez peut-être simplement supprimer les impressions inutiles en cours de route.

Vous pourrez également économiser de l'argent sur les frais d'installation pour le stockage de documents papier. En outre, pensez aux économies que vous réalisez en termes d'heures de travail passées lorsque des tâches administratives inutiles sont nécessaires en cas de documents perdus ou égarés.

Augmentez la sécurité des documents et des données

Vous craignez que vos documents stockés numériquement ne tombent entre de mauvaises mains? Ne vous inquiétez plus car HP Capture and Route s'intègre facilement à HP Access Control, une solution d'authentification qui vous permet de surveiller les documents numérisés et de contrôler qui y a accès en fonction des rôles de travail. Les données sont cryptées lorsqu'elles reposent sur le serveur et pendant leur transit.

En outre, HP Capture et Route's Data Loss Prevention vous permet de rechercher du contenu sensible tel que des informations personnelles sensibles ou des informations personnelles identifiables. Lorsqu'une erreur est commise avec de tels documents, ceux-ci peuvent être empêchés d'atteindre leur destination.

Utilisez des imprimantes HP et d'autres équipements que vous pourriez déjà avoir

HP Capture and Route est conçu pour fonctionner avec la plupart des télécopieurs et tout périphérique de numérisation en réseau. Il est également compatible avec une large gamme d'imprimantes HP, HP Scanjet et HP Digital Senders. Pour toute question sur la compatibilité des appareils, vous pouvez contacter Les experts d'Integr8 qui pourra vous conseiller si vous cherchez à acheter de nouveaux équipements ou simplement à vérifier ceux que vous possédez déjà.

Échelle et mise à niveau en toute simplicité

Cette solution flexible est idéale pour les entreprises de toutes tailles. Si vous êtes une entreprise en croissance, vous pouvez commencer à implémenter HP Capture and Route dans certains services, puis vous étendre à l'ensemble de l'entreprise en fonction de vos besoins.

Besoin d'aide pour configurer HP Capture et Route pour votre entreprise?

Si vous souhaitez des conseils professionnels pour explorer cette solution ainsi que d'autres solutions de gestion de documents numériques possibles, nous serons ravis de vous aider. Si vous êtes déjà décidé, nous pouvons également configurer cela pour votre entreprise d'une manière qui correspond le mieux à vos flux de travail.

Integr8 est le principal fournisseur de services d'impression gérés au Canada et aux États-Unis. Ensemble, nous pouvons évaluer et définir les besoins de votre entreprise et trouver la meilleure solution pour que votre entreprise soit la plus efficace possible. Contactez-nous aujourd'hui et commençons!

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