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Quels sont les avantages des solutions de gestion de documents?

Les avantages de la mise en œuvre solutions de gestion de documents dans les pratiques de votre entreprise sont considérables. Ce type de logiciel peut être utilisé pour suivre, gérer et stocker des documents importants qui sont nécessaires pour les opérations quotidiennes. Voici une liste des avantages des solutions de gestion de documents que tout propriétaire d'entreprise doit connaître:

Économisez de l'espace

À mesure que les coûts des immeubles commerciaux augmentent, il en va de même pour les dépenses subséquentes de stockage de documents papier tangibles. La première de nos solutions de gestion de documents est le besoin réduit d'espace de stockage. En mettant en place un système de gestion des documents, vos documents papier sont tous transférés en ligne. Économisez cet espace de bureau précieux dont vous avez besoin pour faire le travail et réduisez vos besoins en classeurs, boîtes et autres bacs de rangement. Espace de stockage de classement papier

Soyez plus respectueux de l'environnement

Il n'est pas surprenant que de plus en plus d'entreprises tentent de réduire leur empreinte carbone avec la crise climatique mondiale actuelle. Le respect de l'environnement des solutions de gestion de documents est l'une des plus grandes considérations pour de nombreux clients qui décident de passer aux systèmes de classement numérique. Transformer votre espace de travail en adoptant des pratiques sans papier est un moyen incroyablement efficace de démontrer responsabilité sociale des entreprises. Les services d'INTEGR8 permettent à nos clients de transformer tous leurs fichiers papier en fichiers numériques rapidement et sans difficulté.

Contrôle Des Documents

Un autre avantage des solutions de gestion de documents est la sécurité renforcée et le contrôle des documents qu'elles offrent. Vous pouvez maintenant avoir un contrôle total sur les utilisateurs qui ont accès à certains documents, y compris le niveau d'accès qu'ils pourraient avoir et la possibilité de suivre les modifications qui pourraient avoir été apportées à ce document. Découvrez facilement qui a consulté quels documents et quand ils ont été consultés en créant des alertes automatisées pour vous en informer.

Contrôlez les documents avec INTEGR8 au niveau du dossier et gérez des groupes et des individus spécifiques au sein de votre organisation.

Récupération de documents pratique et efficace

Saviez-vous qu'en moyenne, il en coûte aux organisations environ 20 $ pour déposer un document, 120 $ pour localiser un document mal classé et 220 $ pour refaire un document perdu? L'un des plus grands avantages des solutions de gestion de documents est la possibilité de localiser et de récupérer facilement tous les documents nécessaires. La plupart des systèmes permettent aux fichiers d'être facilement consultables par un mot ou une expression trouvé dans un document.

Éliminez les tâches administratives inutiles ou les inefficacités avec un outil de gestion des documents rapide comme INTEGR8.

Collaboration améliorée

La mise en œuvre d'un système de gestion des documents permet d'accéder aux documents à distance tant qu'une connexion Internet est disponible. Étant donné que tous les fichiers sont consultables et accessibles par tous les utilisateurs autorisés, vous pouvez instantanément transformer votre entreprise locale en une entreprise mondiale avec les capacités de collaboration améliorées d'un système de gestion de documents. Il rend également les tâches et les opérations au bureau plus faciles et plus efficaces. Il existe généralement trois types d'interactions entre les opérations quotidiennes d'une entreprise: entre l'entreprise et les tiers concernés, d'un service à l'autre et entre les employés de chaque service. Avoir des pratiques organisationnelles bien pensées qui incluent la circulation efficace des documents peut augmenter considérablement les processus et garantir que leur qualité reste élevée.

Sauvegarde améliorée et récupération après sinistre

Protéger vos documents contre toute suppression accidentelle ou dans le cas peu probable d'une catastrophe naturelle, comme un incendie ou une inondation, n'a jamais été aussi simple avec de nouvelles solutions de gestion de documents. Il vous permet désormais d'archiver numériquement les sauvegardes de tous les fichiers papier importants ou de conserver tous vos fichiers en ligne.

Avec un système de gestion de documents numériques comme INTEGR8, les chances qu'un document soit mal classé sont moindres et si c'est le cas, vous pourrez les localiser sans avoir à fouiller dans différentes armoires de stockage. De plus, le logiciel de gestion de documents numériques comprend une fonctionnalité appelée contrôle de version. Si vous souhaitez restaurer un fichier particulier dans une version précédente, vous pouvez le faire en cliquant sur un bouton. Offrez-vous la tranquillité d'esprit qui vient en sachant que les fichiers les plus importants de votre entreprise sont protégés avec une solution de gestion de documents.

Gestion des fournitures de bureau

Une autre solution de gestion de documents offerte par INTEGR8 est la capacité de mieux gérer et suivre les fournitures et les ressources utilisées au bureau. Surveillez des choses comme la quantité de papier et d'encre utilisée afin de réduire vos coûts d'impression. Vous pouvez également suivre les utilisateurs qui utilisent le plus de papier et réduire la quantité qu'ils sont autorisés à utiliser. De plus, surveillez les imprimantes les plus utilisées, celles qui ne sont pas beaucoup utilisées et celles dont vous pouvez vous débarrasser.

Vous pouvez également réduire les coûts dans les systèmes papier lorsque vous implémentez un système de gestion de documents. Réduisez la consommation de matériaux de votre entreprise comme le papier, l'encre, les classeurs et les classeurs ainsi que d'autres exigences similaires qui vous coûtent plus d'argent que vous ne le devriez.

Conformité réglementaire

Un grand avantage des solutions de gestion de documents est la capacité de se conformer à la réglementation commerciale établies par les gouvernements fédéral et provinciaux. Évitez tout problème grave causé par la négligence qui pourrait entraîner la fermeture de votre entreprise. Un bon logiciel de gestion de documents vous aidera en fournissant des listes de contrôle, des formulaires standard et des systèmes d'organisation automatiques que vous pouvez utiliser pour garder une trace de documents spécifiques. Le non-respect peut entraîner des amendes, des amendes révoquées et même, dans certains cas, une responsabilité pénale.

Nous contacter pour découvrir comment nos solutions de gestion de documents peuvent aider votre entreprise dès aujourd'hui!

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