5 façons de passer sans papier sur votre lieu de travail

Le terme «bureau sans papier» a été utilisé pour la première fois dans l'année 1978, donc nous pouvons voir que cela a été une aspiration pendant un certain temps. Mais grâce aux progrès technologiques impressionnants, la dématérialisation est plus faisable que jamais.

Cependant, de nombreuses entreprises ont encore des difficultés avec la gestion des documents papier et cela a un impact sur leur productivité. Les processus tels que les demandes d'achat, l'intégration des employés, la saisie de données client / client, l'approbation des documents, le partage de documents et le stockage de documents sont beaucoup plus faciles lorsqu'ils sont numérisés - mais dans une certaine mesure, ils sont encore sur papier dans la plupart des entreprises.

Si vous lisez ceci, vous avez peut-être imaginé que votre entreprise se passerait complètement de papier ou vous cherchez à réduire la quantité de processus papier dont vous disposez. Et c'est fantastique - parce que le dématérialisation ou le papier allégé change vraiment la donne.

Dans cet article, nous aborderons quelques notions de base sur la façon dont votre bureau peut se passer de papier et vous montrerons quelques étapes clés pour vous y rendre. Commençons!
Un employé tirant un rapport sur son ordinateur portable

Que signifie passer sans papier ou Paper-Lite?

Passer au dématérialisé pour une entreprise signifie que le stockage ou la communication des informations se fait sous forme électronique au lieu d'être sur papier. Bien que le terme sans papier suggère de ne pas avoir de papier du tout, passer à 100% sans papier n'est tout simplement pas faisable pour de nombreuses entreprises.

C'est là que le terme papier-lite entre en jeu. L'approche paper-lite intègre à la fois le papier et le numérique pour soutenir le processus de l'entreprise - et ce faisant, la consommation de papier est réduite dans la mesure du possible.

Donc, pour mettre fin à la confusion des termes, certaines entreprises disent qu'elles sont passées sans papier alors qu'en réalité, elles parlent de papier allégé. Comme nous l'avons indiqué précédemment, 100% sans papier est rarement réalisable, et c'est parce que le papier a toujours ses avantages, tels que:

  • Pour les documents vraiment sensibles comme les reçus et les dépenses, une copie physique de ces transactions fournit une sauvegarde supplémentaire.
  • Les employés préfèrent toujours travailler avec du papier dans certaines situations, comme la soumission de propositions commerciales à d'autres entreprises.
  • Une connexion wifi et / ou une panne de courant peuvent paralyser un bureau complètement sans papier dans tous les processus.

Alors, à quel point devriez-vous être sans papier ou sans papier? Cela dépend entièrement des besoins de votre entreprise.

Pourquoi vaut-il la peine d'envisager de passer au sans papier ou à Paper-Lite?

Nous avons couvert dans la section précédente que le papier a ses avantages. Mais maintenant, parlons des avantages de passer au papier allégé. Si vous intégrez le papier et le numérique, en réduisant la consommation de papier là où vous le pouvez, vous bénéficiez de ces avantages:

  • Le numérique permet un stockage, un suivi et une gestion plus efficaces des documents.
  • Les documents numérisés sont plus faciles à localiser et à accéder, de sorte que plus d'heures de travail ne sont consacrées à trouver des documents papier perdus.
  • La rapidité et l'efficacité accrues de vos processus motiveront vos employés.
  • Vous obtenez la sauvegarde nécessaire - car lorsqu'un document papier est perdu ou détruit, c'est tout.
  • Votre entreprise économise grâce à la réduction des besoins en papier et en encre.
  • En prime, c'est bon pour l'environnement!

Un employé numérisant un document

Comment réduire la dépendance au papier et au papier

Quel que soit le degré de dématérialisation que vous souhaitez atteindre pour votre entreprise, voici les étapes que vous pouvez suivre.

1. Passez en revue vos processus papier

Vous connaissez mieux votre entreprise. Un examen attentif des processus papier au début vous aidera à repérer les opportunités de dématérialisation. Examinez vos processus pour les demandes d'achat, l'intégration des employés, la saisie de données client / client, l'approbation de documents, le partage de documents et le stockage de documents

2. Purgez régulièrement les documents papier existants

Conformément aux directives de vos calendriers de conservation et de vos politiques d'élimination, vous souhaitez planifier une purge régulière des anciens documents papier existants. Si votre entreprise a été fortement dépendante du papier pendant un certain temps, il y aura forcément beaucoup de bacs de rangement et de classeurs à parcourir. Mais lentement, vous pouvez vous débarrasser des anciennes collections. Vous pouvez également mettre à jour votre politique sur les documents à supprimer qui doivent être numérisés pour la sauvegarde.

3. Pensez aux formulaires électroniques

Disposer de formulaires électroniques pour la saisie des données est beaucoup plus efficace que d'utiliser des formulaires papier. D'une part, personne n'aura besoin de lutter pour comprendre l'écriture manuscrite illisible et la validation des données peut garantir que les informations capturées sont dans un format valide. Les formulaires électroniques peuvent également indiquer si un champ est manquant et empêcher l'envoi du formulaire incomplet. Décidément, la qualité des données que vous obtenez est améliorée dans un processus plus rapide.

En outre, les formulaires électroniques peuvent également être modifiés plus facilement. Ainsi, chaque fois que vous devez apporter des modifications, vous n'aurez pas besoin de supprimer tout le lot de formulaires déjà imprimés.

Et bien sûr, en plus de tout cela, vous bénéficiez de tous les avantages de la dématérialisation / simplification du papier.

4. Signer des documents numériquement

Bien que le papier soit préféré pour les propositions commerciales et autres, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser des signatures numériques sur des documents numériques sur votre lieu de travail. Ce type de signature est toujours considéré comme officiel et contraignant.

5. Obtenez un système pour le stockage, le suivi et la gestion numériques

Vous avez décidé de numériser vos documents papier. Est-ce vraiment juste une question de numérisation et de sauvegarde? Suffit-il de mettre tous les documents numérisés sur un disque dur? Ou les télécharger dans une application qui n'est pas destinée à la gestion de documents commerciaux?

Eh bien, voici où vous aurez besoin d'un Système de gestion de documents numériques (ou DMS). Il s'agit d'un système efficace, personnalisable et sécurisé qui vous permet de stocker, suivre et gérer vos documents sans souci. Un DMS contient également d'autres composants pratiques qui feront passer la productivité de votre entreprise au niveau supérieur, comme l'attribution automatique de métadonnées, la validation des données de document, et bien plus encore.

Où puis-je obtenir de l'aide d'experts sur la gestion des documents numériques?

Integr8 est le principal fournisseur d'une gamme complète de services d'impression gérés au Canada et aux États-Unis. Nous pouvons aider votre entreprise à mettre en place un Gestion de documents numériques système qui vous aidera à suivre, stocker et gérer les documents numériquement sans tracas. Vous pouvez même aller plus loin et automatiser vos processus documentaires répétitifs avec notre Solutions de documents améliorant les performances.

Si vous avez des questions sur la dématérialisation du papier et sur l'étendue de ce que nous pouvons faire pour votre entreprise, nous aimerions vous connecter. Contactez-nous aujourd'hui et commençons!

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