JP Kongas

Conseils pour rationaliser et améliorer votre flux de travail de documents

En période de compétition comme celle-ci, toutes les entreprises recherchent un avantage. L'avantage peut résider dans des prix compétitifs, un service client exceptionnel, un marketing efficace et / ou quelque chose de plus subtil, quelque chose qui est imbriqué dans tous les exemples ci-dessus, quelque chose comme ... la gestion du flux de travail des documents.

Dans un monde de plus en plus numérique, un outil efficace Système de gestion de documents numériques est l'habilitation technologique dont votre entreprise a besoin pour améliorer la façon dont vous gérez les documents. Et lorsque vous êtes en mesure de gérer facilement des documents, cela peut impact positif TOUS vos processus d'affaires - quelle que soit l'industrie dans laquelle vous vous trouvez.

Ce guide complet aborde l'importance d'avoir un système de gestion de documents numériques et pourquoi l'optimisation de votre flux de travail documentaire est la première étape pour utiliser pleinement cette technologie. De plus, nous aborderons quelques conseils clés sur le flux de travail des documents. Voyons d'abord ce qu'est le flux de documents et comment il se rapporte à la gestion numérique des documents. Commençons!
Gros plan d'un workflow

Qu'est-ce qu'un workflow documentaire?

Un workflow de document illustre les différentes activités (par exemple, création, révision, approbation) qui doivent être exécutées pendant le cycle de vie d'un document. Le flux de travail peut également contenir les participants aux activités du cycle de vie du document. Un tel flux de travail est créé pour mettre correctement en œuvre ou optimiser la façon dont la gestion numérique des documents est configurée, ce qui inclut les flux de travail de documents non numériques (par exemple, impression, signature, numérisation, etc.). Le workflow de document est une illustration qui peut également servir de référence pour les membres de l'équipe ou les participants impliqués dans la gestion de tout type de document.

Qu'est-ce que la gestion numérique des documents?

Un système de gestion de documents numériques (DMS) est un système qui assure le suivi, le stockage et la gestion numérique des documents. Cela ne signifie pas que le système est uniquement destiné aux documents créés numériquement, car les documents papier peuvent également être transférés en ligne, ce qui signifie qu'il englobe toutes sortes de documents. La gestion des documents numériques présente de nombreux avantages, tels que les suivants:

Économisez de l'espace et réduisez la poussière

Étant donné que les documents papier sont transférés en ligne, vous n'aurez plus besoin des nombreuses boîtes, bacs de rangement et classeurs. Un avantage supplémentaire à cela est que vous n'aurez pas besoin de stocker autant de papier au bureau, il y aura moins de poussière s'accumulant dans les locaux de bureau qui peut affecter la santé des employés.

Contrôle complet des documents

Avec un DMS en place, vous bénéficiez d'une sécurité et d'un contrôle des documents améliorés. Vous pouvez désormais contrôler quels utilisateurs ou participants peuvent accéder à certains documents ainsi que le type d'accès dont ils disposent. Vous pourrez suivre toutes les modifications apportées à un document à n'importe quelle étape de son cycle de vie. Vous pouvez même configurer des alertes automatisées pour cela.

Récupération efficace de documents

Étant donné que les documents sont stockés en toute sécurité dans un espace numérique, ils peuvent également être récupérés facilement. Recherchez facilement des documents en utilisant un mot ou une expression trouvé dans le document. De cette façon, vous pouvez réduire les tâches administratives inutiles qui sont nécessaires lorsqu'un document est mal classé ou perdu.
L'employé numérise un document physique pour le transférer dans le DMS

Alors, pourquoi l'amélioration de mon flux de documents est-elle si importante?

Dans la section ci-dessus, nous avons parlé des avantages pour votre entreprise implémentation d'un DMS. L'étape suivante consiste à rationaliser et à améliorer votre flux de travail documentaire. Cela s'étend à des avantages de plus haut niveau tels que les suivants:

Expérience client améliorée

Les documents jouent un rôle clé dans diverses interactions avec les clients. En fait, peu de choses sont aussi frustrantes qu'une documentation défectueuse. Pensez simplement aux moments où vous, en tant que client, avez eu des problèmes avec les contrats, les reçus, les garanties, etc. Peut-être qu'il manquait un reçu avec votre achat. Ou peut-être qu'un contrat qui devait vous être posté n'est jamais arrivé. Ensuite, en appelant l'entreprise, personne ne sait ce qui s'est passé - ou il faut une éternité pour résoudre le problème. Lorsqu'il n'y a pas de flux de travail documentaire efficace, des erreurs comme celle-ci peuvent facilement se produire et celles-ci peuvent gâcher les interactions avec les clients au point que les clients sont chassés.

Augmentation de la productivité des employés

La capacité de partager et d'accéder rapidement aux informations est vitale pour presque tous les postes. Lorsque les employés ne sont pas en mesure d'obtenir les informations dont ils ont besoin, ils seront retardés dans leurs tâches, ce qui affecte alors leur productivité. Un flux de travail de documents optimisé garantit que les documents deviennent récupérables et accessibles au bon moment et aux bonnes personnes.

Augmentation des revenus

Tout en optimisant le flux de travail de vos documents, vous pouvez revoir les processus de l'entreprise qui consomment beaucoup de papier. Vous pouvez passer en revue certaines parties des processus où l'impression n'est peut-être pas vraiment une nécessité. Quelques ajustements au processus peuvent vous faire économiser sur les coûts d'impression tout en économisant les heures de travail de votre employé pour des tâches plus significatives que l'impression et le classement de documents.

Conformité aux lois sur la protection des données

Cela remonte au contrôle de document complet que vous avez par implémentation d'un DMS. L'étape suivante consiste à examiner attentivement votre flux de documents afin que vous puissiez optimiser le DMS afin qu'il soit conforme à la loi sur la protection des données, en particulier avec les documents sensibles. En optimisant le flux de travail de votre document, vous pouvez faire bon usage de fonctionnalités telles que le verrouillage d'un document, la restriction de l'accès au document, les alertes de consultation du document, etc.

Maintenant que vous savez ce que l'optimisation du workflow de documents peut faire pour vous, voici quelques conseils de workflow de documents que vous pouvez appliquer dès maintenant.

Astuce n ° 1: articuler les workflows de documents en place

Quelle est la façon actuelle de faire les choses? En établissant les workflows de documents actuels en place, vous pouvez déjà commencer à observer les points suivants:

  • Existe-t-il une documentation claire si nécessaire?
  • Les documents sont-ils accessibles à tous les participants nécessaires à chaque étape de leur cycle de vie?
  • Où se trouvent l'impression, la numérisation, les révisions multiples, la signature et l'approbation?

Conseil n ° 2: Identifiez les inefficacités

Recherchez les parties du flux de travail de document où il y a des inefficacités évidentes. Ceux-ci peuvent prendre les formes suivantes:

  • Parties du processus où la paperasse est le plus souvent perdue
  • Parties du processus où les efforts sont dupliqués
  • Parties du processus où les participants perdent la trace de la dernière version
  • Parties du processus ralenties en raison de documents inaccessibles

Astuce n ° 3: Obtenez les commentaires de l'équipe

S'il vous appartient d'optimiser le flux de travail des documents, vous devez comprendre que le processus doit être aussi inclusif que possible pour que les modifications soient mises en œuvre avec succès. Considérez tous les collègues impliqués dans chaque étape du cycle de vie des documents. La façon la plus productive d'y parvenir serait de sélectionner un représentant pour chaque groupe impliqué. Une fois que le groupe a été en mesure d'examiner le flux de travail actuel et de réfléchir à la façon dont il pourrait être amélioré, le représentant peut recueillir ces idées qui peuvent ensuite être regroupées pour examen.

Contactez Integr8 pour vos besoins en gestion de flux de travail de documents

La gestion des documents numériques peut être délicate. Si vous cherchez à mettre en place un DMS pour votre entreprise et que vous avez besoin de comprendre et / ou d'optimiser votre flux de travail documentaire, vous pouvez le faire avec l'aide d'experts chevronnés pour les meilleurs résultats.

Integr8 est le principal fournisseur de services d'impression gérés au Canada et aux États-Unis. Ensemble, nous pouvons évaluer et définir les besoins de votre entreprise et trouver la meilleure solution pour que votre entreprise soit la plus efficace possible. Contactez-nous aujourd'hui et commençons!

Laissez un commentaire

Votre adresse email n'apparaitra pas. Les champs obligatoires sont marqués *

post récent

Voir tout