3 solutions pour numériser les documents sur le lieu de travail

Le passage au numérique est l'une des meilleures décisions que l'humanité ait collectivement prises. En plus d'être un gain de place qui nous permet de réduire le besoin de classeurs encombrants, la numérisation nous permet de gérer les documents mieux que jamais.

Le stockage de documents, le partage de fichiers, le suivi et la sécurité des informations n'ont jamais été aussi pratiques, donc si vous n'avez pas encore intégré cette pratique dans votre flux de travail, ce guide vous aidera à apprendre à numériser des documents. 

Continuez votre lecture pour découvrir des solutions précieuses pour transformer votre bureau traditionnel en un siège social moderne et puissant.  

 Comment numériser des documents : solutions 

1. Numériser des documents 

Il y a de fortes chances que vous ayez actuellement un système de classement traditionnel, et s'ils contiennent un volume relativement faible de documents papier, vous pouvez facilement les numériser au moyen d'un application de numérisation sur votre appareil intelligent. 

Comme alternative, vous pouvez également utiliser un scanner de bureau. Il convient de noter que lors de l'utilisation d'un scanner physique sur une application de numérisation, vous devrez prendre en compte le format du papier, la vitesse de numérisation et la qualité de la résolution.  

2. Installer le logiciel sur site   

Rejoindre le jeu des documents numériques est une méthode fantastique pour avoir un peu de répit dans des bureaux remplis d'imposants classeurs. Un logiciel de gestion documentaire crée un référentiel électronique, accessible à tout le personnel autorisé. 

Systèmes sur site sont des logiciels sous licence installés par des agences sur des ordinateurs ou des réseaux de bureau ; tout comme Microsoft. Ce cadre garantit que les données importantes sont stockées uniquement dans les serveurs désignés d'un bureau.  

3. Utilisez une approche basée sur le cloud    

Si vous recherchez un système de gestion de documents complet qui vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour vos documents numériques, alors votre recherche est terminée une fois que vous avez trouvé le cloud. 

Plateformes de stockage basées sur le cloud fournir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour le traitement et le stockage des fichiers ; cela implique également une maintenance continue et des mises à niveau du système. Vous tirez le meilleur parti des programmes de stockage en nuage lorsque vous utilisez les services de fournisseurs tiers professionnels. De cette façon, vous pouvez simplement vous asseoir et vous détendre pendant que l'agence de votre choix s'occupe de tous les la cyber-sécurité, sauvegardes de données et plus encore !

Vous pouvez compter sur des solutions cloud pour vous permettre, à vous et à votre équipe, d'accéder et de gérer le contenu numérique de manière transparente. En un mot, numériser vos documents sur le cloud rend la tenue des dossiers plus efficace et beaucoup moins fastidieuse.   

Une pile de papiers reliés par des trombones

Les avantages de la numérisation des documents sur le lieu de travail 

Passer du papier au numérique est une étape extraordinaire vers la refonte de votre bureau en une machine à but lucratif de grande puissance. Au cas où vous ne seriez pas encore tout à fait convaincu, nous vous présenterons les principaux avantages des documents numériques. 

1. Accessibilité améliorée  

Lorsque vous choisissez de numériser les documents de votre lieu de travail, vous injectez un nouvel élan d'accessibilité transparente dans votre flux de données. Peu importe où vous et les membres de votre équipe êtes dans le monde, vous pouvez toujours extraire n'importe quel fichier dont vous avez besoin de votre référentiel numérique. 

Tout ce que vous avez à faire est de rechercher vos données via un nom de fichier, une balise ou un mot-clé, et vous y aurez accès en quelques secondes seulement. En localisant les documents instantanément, vous réduisez automatiquement le décalage et pouvez canaliser votre énergie vers les questions les plus urgentes. 

2. Sécurité accrue

Le stockage traditionnel des enregistrements est excellent, mais pas infaillible. En effet, ils peuvent être consultés par des utilisateurs non autorisés, volés ou détruits par des éléments naturels tels que des inondations ou des incendies. 

C'est là que les stockages numériques sont supérieurs. Les services basés sur le cloud sont des alternatives fiables, car ils offrent une cybersécurité renforcée qui protège vos informations confidentielles. Les documents numériques vous permettent de vous reposer sur vos lauriers tout en vaquant à vos occupations quotidiennes.

3. Rentabilité 

Le coût du papier est très présent dans le budget d'une entreprise ; sans compter qu'elle a des répercussions importantes sur l'environnement. La dématérialisation est la meilleure solution pour économiser sur les coûts et créer une lieu de travail durable; ce qui rejoint notre prochain point.  

4. Durabilité    

Le recyclage est un pas dans la bonne direction, mais si vous voulez vraiment faire une différence, vous voudrez envisager de laisser le papier au passé et de passer au numérique pour l'avenir. Selon les statistiques, le monde produit 300 millions de tonnes de papier chaque année, et une grande partie se retrouve dans les décharges. 

Par rapport à notre section précédente, réduire la consommation de papier au bureau n'est pas seulement un effort environnemental, mais aussi un pas vers une consommation d'énergie moindre, ce qui équivaut à des dépenses minimales. 

5. Sauvegardes automatiques

Imaginez ceci ; vous fouillez dans vos classeurs infinis et jetez sans le vouloir un document important. La corbeille est enlevée et vous ne retrouverez plus jamais votre fichier. Terrible, non ? 

D'un autre côté, cela n'arriverait pas si vous appreniez à numériser des documents. Que vous choisissiez de stocker vos documents de travail sur un disque dur externe, des lecteurs flash ou un cloud, vous pouvez configurer le système pour générer des sauvegardes automatiques ; ainsi, vous n'aurez plus jamais à vous soucier de perdre des données importantes. 

Un document numérique

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