Comment les services d'impression gérés peuvent aider votre entreprise à se développer

La concurrence ne s'arrête jamais dans les affaires. Pour vous assurer de ne pas être laissé pour compte, vous devez utiliser les nouveaux processus commerciaux et les avancées technologiques à votre avantage. 

L'un des aspects les plus essentiels mais les plus difficiles à gérer de toute organisation est impression. De choisir le bon équipement et le bon logiciel d'impression à la gestion des coûts et de l'utilisation peut vraiment vous faire perdre du temps. C'est pourquoi de nombreuses entreprises ont aujourd'hui choisi d'utiliser MPS ou Services d'impression gérés

Si vous rencontrez l'un des sept signes suivants, il est peut-être grand temps de simplifier les complexités de la gestion de l'impression. 

7 signes que vous avez besoin d'un partenaire de services d'impression gérés

Un bureau ordonné est un bon début pour établir une humeur positive et aider à augmenter la productivité. 

Mais que se passe-t-il si vous avez besoin de trouver un dossier et qu'il y a un château de paperasse sur votre table ? Vous ne pouvez pas simplement tourner chaque page pour vérifier si c'est la bonne ! Ou, imaginez que vous êtes en retard à une réunion client pour présenter votre proposition de projet d'un million de dollars et que votre imprimante s'arrête soudainement de fonctionner ? 

Gérer votre environnement d'impression tout seul est une tâche énorme. Quand ce n'est pas fait de la bonne manière, cela peut causer une montagne de problèmes.  

Si vous avez rencontré l'un de ces problèmes ou si vous souhaitez éviter de telles situations stressantes, il est temps de faire appel à un partenaire de services d'impression gérés. 

Voici cinq signes à surveiller qui signalent la nécessité d'intégrer des services d'impression gérés dans votre flux de travail :

1. Vous n'avez pas un mur de sécurité solide

Saviez-vous que les pirates peuvent réellement pénétrer dans les système d'impression et voler des informations ?

En 2020, Microsoft a signalé que Des hackers russes ont traversé le réseau de diverses agences gouvernementales américaines et sociétés privées. Ils n'avaient aucune information sur la durée pendant laquelle les pirates avaient accès au réseau, mais heureusement, aucun d'entre eux n'a pu accéder aux e-mails, aux produits ou aux services.

Cet incident confirme qu'une faille de sécurité est toujours dans l'ombre de chaque entreprise. Mais avec le bon partenaire de services d'impression gérés, mesures de sécurité seront mis en place pour prévenir les menaces externes et internes.

Lignes de code

2. Vous avez dépensé plus en maintenance que vous n'auriez dû

Combien de tas de papiers coincés avez-vous récupéré d'une imprimante usée? À quelle fréquence l'encre de votre imprimante s'est-elle tarie et avec juste une sortie d'impression inférieure à la norme pour le montrer ? 

Combien de centres de service avez-vous appelés, en espérant qu'ils disposent de la pièce obsolète dont votre imprimante a besoin pour qu'elle puisse recommencer à fonctionner ?

Tout cela prouve que vous avez perdu plus de temps et d'efforts que vous ne le pensiez. Votre argent mérite plus de valeur que ce que vous avez actuellement. 

Avec une Partenaire MPS, vous disposerez d'imprimantes tout-en-un capables de gérer tous vos besoins d'impression. Vous n'aurez plus jamais à gaspiller des ressources en achetant des pièces, du papier et de l'encre pour une imprimante lente et ancienne.

3. Vos imprimantes ne fonctionnent pas ensemble

Votre bureau dispose-t-il de plusieurs imprimantes de différents fabricants ? Si tel est le cas, cela entraîne probablement des inefficacités dans le fonctionnement du bureau. 

Mais quand toutes vos imprimantes sont en réseau - ce que les services d'impression gérés peuvent faire pour vous - ils peuvent communiquer entre eux de manière transparente pour partager des informations. Non seulement il augmente la productivité, mais il standardise également votre parc d'imprimantes et réduit les coûts.

Apprenez-en plus sur les avantages que votre entreprise peut tirer des imprimantes réseau ici.

4. Il vous manque des métriques

Il est difficile, voire carrément impossible, de contrôler ce que vous ne pouvez pas voir. Si vous n'avez pas de métriques d'appareils, le nombre de pages, les rapports de service, les appareils surutilisés ou sous-utilisés et d'autres métriques ne vous sont pas visibles.

Cela signifie en fin de compte que vous ne pouvez pas dire s'il y a des inefficacités dans votre système, où elles se trouvent et comment vous pouvez les corriger. 

Avec un MPS, ces métriques deviennent visibles pour vous et servent de guide lors de la recherche du bon équipement de bureau. 

5. Vous ne savez pas combien coûte votre impression

Seulement environ 22 % du total coût d'impression va à l'impression physique des documents. Alors, où est passé le reste ?

La plupart des propriétaires d'entreprise ne le savent pas. Selon les recherches, cela représente 1 à 3% du chiffre d'affaires d'une entreprise. 

Les services d'impression gérés peuvent suivre l'utilisation de l'impression afin que vous puissiez identifier combien vous dépensez réellement pour l'impression et où vous pouvez réduire. En obligeant les utilisateurs à imprimer uniquement ce qui est nécessaire, MPS peut aider à réduire les coûts d'impression d'environ 20 à 30 %.

6. Vous avez des fournitures d'impression qui ne sont pas utilisées

La plupart des entreprises achètent des fournitures d'impression en gros pour « économiser » sur les coûts. Plus vous achetez, plus le prix est bas. 

Malheureusement, comme il ne s'agit pas d'achats guidés, la plupart d'entre eux finissent par être empilés. En fin de compte, cela nécessite plus de dépenses - étagères, dossiers et autres dispositifs d'organisation - juste pour les garder sous contrôle. 

De plus, cela nécessite également plus de travail car vous devez avoir un système d'inventaire en place pour que vos fournitures ne disparaissent pas mystérieusement. 

Il y a beaucoup de raisons de passer aux services d'impression gérés, comprenant:

  • Plus besoin d'acheter le mauvais équipement d'impression par accident
  • Vous pouvez mettre des restrictions sur qui peut accéder aux fournitures
  • Chaque achat a un but
  • L'utilisation est mesurée, vous ne payez donc que ce que vous utilisez réellement

Des étagères pleines de papiers et autres fournitures de bureau

7. La file d'attente et le dépannage de l'imprimante occupent l'espace de travail

Vous ne voulez pas que vos employés perdent du temps à faire la queue pour utiliser l'imprimante et à la manipuler en cas de problème. 

Avec un partenaire MPS, ces préoccupations chronophages sont traitées régulièrement. La maintenance préventive est programmée pour garantir la fonctionnalité afin que vos employés puissent se concentrer sur leur travail - et vos informaticiens peuvent se concentrer sur des sujets qui peuvent contribuer aux actifs de votre entreprise.

Laissez les services d'impression gérés faire le travail pour vous

Si vous avez du mal à sortir du chaos de votre environnement d'impression, laissez Intégrer8 l'organiser et le gérer pour vous. 

Nous offrons les mieux notés Services d'impression gérés, visant à trouver les meilleures solutions pour réduire vos dépenses sans sacrifier la productivité. 

Si vous avez besoin de plus d'informations sur la façon dont nos services d'impression gérés peuvent aider votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter avec nous ou consultez notre site Web afin que nous puissions discuter de vos besoins MPS.

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