Pourquoi MPS pour les petites entreprises a du sens

Services d'impression gérés (MPS) sont un ensemble de services d'un fournisseur externe qui intègre tous les aspects des fonctions d'impression de votre entreprise, tels que les copieurs, les imprimantes, les scanners et les télécopieurs. Les grandes entreprises ne sont pas les seules à avoir besoin de MPS pour être efficaces. L'application de MPS pour les petites entreprises ou les entreprises de taille moyenne peut se traduire par une poignée d'avantages économiques, de ressources et plus encore. 

Poursuivez votre lecture pour découvrir pourquoi le MPS pour les petites entreprises est la voie à suivre. 

Les propriétaires de petites entreprises calculent les économies de coûts après la mise en œuvre des services d'impression gérés

MPS pour les petites entreprises: les avantages

Alors que les copies numériques ont révolutionné de nombreux aspects commerciaux, le papier sera toujours un facteur constant et important. Services d'impression gérés facilite le travail avec le papier, en particulier pour les entreprises qui comptent sur plusieurs imprimantes pour fonctionner.

Selon un article, les organisations consacrent de 1% à 3% de leurs revenus annuels aux coûts d'impression. MPS offre un contrôle amélioré, des stratégies d'impression gérées et une sécurité des documents, et peut en fin de compte faire économiser aux entreprises jusqu'à 50% sur les coûts d'impression. C'est un service qui applique une variété de technologies qui permettent aux entreprises d'atteindre leurs objectifs d'impression tout en respectant un budget.

Pour savoir si l'application de MPS pour votre petite entreprise est idéale, examinons les principaux avantages qu'elle offre. 

1. MPS réduit les coûts d'impression et informatiques

Si vous dirigez un bureau qui utilise des imprimantes toute la journée, les coûts d'impression mensuels peuvent être imprévisibles. L'un des principaux avantages de l'application du MPS pour les configurations de petites entreprises est la cohérence d'un tarif mensuel tout compris. Il élimine le stress d'avoir à faire face à des dépenses surprises pour les recharges d'encre ou la maintenance.

Au lieu de créer une feuille de frais ou de planifier vous-même les coûts d'impression, un fournisseur MPS atténue ces problèmes grâce à la surveillance de l'appareil à distance. Cela permet au fournisseur de présenter un tarif mensuel prévisible. Un fournisseur MPS fiable effectuera des contrôles de maintenance de routine pour s'assurer que toutes les imprimantes fonctionnent correctement.

De plus, MPS pour les propriétaires de petites entreprises facilite et simplifie la planification de l'avenir, vous permettant ainsi de vous concentrer sur d'autres tâches et priorités. 

2. MPS économise du temps et favorise l'efficacité 

Imaginez un scénario de bureau où tout le monde s'entasse pour atteindre une date limite, pour constater que toutes les imprimantes sont bloquées. Un temps et une productivité précieux sont généralement perdus sur les machines de bureau en panne, en particulier lorsque les services de maintenance ne peuvent pas les réparer dans la journée.

L'application de MPS pour des systèmes de petites entreprises comme celui-ci empêche ces risques de se produire. Il protège le flux de travail et évite les temps d'arrêt inutiles et les interventions du personnel. 

3. MPS protège vos ressources

L'application de MPS pour les configurations de petites entreprises permet non seulement d'économiser du temps et de l'argent, mais elle évite également à votre entreprise d'effectuer des pratiques inutiles liées à l'impression.

À titre d'exemple, certains employés utiliseraient de l'encre de couleur pour imprimer des documents qui pourraient être imprimés en noir et blanc ou imprimeraient plusieurs copies à l'aide de l'imprimante au lieu d'utiliser le photocopieur. Les MPS pour les petites entreprises fournissent l'équipement nécessaire pour consolider votre parc d'impression, ainsi que des flux de travail optimisés avec des protocoles d'impression. Un fournisseur de services MPS se débarrassera également des machines obsolètes qui sont toujours en panne, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent. 

Cartes mémoire au-dessus d'une imprimante

4. MPS améliore la sécurité de vos données 

Les MPS pour les réseaux de petites entreprises offrent un niveau de sécurité avancé, à la fois pour les appareils et les données. Un bon service de gestion de l'impression garantit que votre entreprise est à jour sur les lois et les exigences, vous n'avez donc pas à vous soucier de la conformité en matière de sécurité des données. 

Vol d'informations se produit plus souvent qu'on ne le pense, et une sécurité solide empêchera vos fichiers de se retrouver entre de mauvaises mains. Les fournisseurs de services MPS fournissent l'authentification des appareils et le cryptage des documents qui protégeront votre réseau et vos données confidentielles. 

5. Améliore le flux de travail global de votre entreprise 

Il est normal pour un employé de dire qu'il a du mal à trouver des documents existants, surtout si ces documents ont été imprimés il y a longtemps. Imaginez toutes les piles de papier qu'un employé doit parcourir pour trouver un document spécifique qui n'a pas été marqué ou daté.

Un fournisseur MPS peut organiser ce type de fouillis de documents. Comment? Un énorme avantage de MPS pour les structures de petites entreprises est sa capacité à collecter et à stocker des données dans un cloud auquel tous les employés ont accès. Les fournisseurs de MPS proposent également des solutions de gestion de contenu d'entreprise (ECM), dans le seul but de numériser des documents à l'aide d'un fournisseur de sécurité de confiance. 

6. MPS fournit un réapprovisionnement immédiat

Lorsque vous utilisez un MPS pour la configuration d'une petite entreprise, votre fournisseur saura automatiquement lorsque vous manquez de papier ou d'encre et lorsque vos imprimantes ont besoin d'une réparation. Ce type de visibilité est bénéfique, surtout si les coûts d'impression ne sont pas pris en compte au préalable. Les entreprises ne sont généralement pas au courant des dépenses d'impression parce qu'il n'y a tout simplement aucune chance ou moyen de les surveiller. Cela conduit à une augmentation progressive des coûts sur une longue période. 

Qu'est-ce qui est inclus dans MPS pour les propriétaires de petites entreprises?

Quels services sont inclus lorsqu'un propriétaire de petite entreprise applique les services d'impression gérés pour l'entreprise? Voici quelques exemples de ce qu'un fournisseur MPS peut apporter à la table:

  • Conseils budgétaires sur les coûts d'impression 
  • Services d'impression standard
  • Recharges automatiques 
  • Technologie pour suivre l'utilisation
  • Tâches de maintenance
  • Gestion de contenu d'entreprise (ECM) ou numérisation

Avec tous ces services et avantages, il est conseillé aux propriétaires de petites entreprises d'appliquer le MPS à leur flux de travail.

Plus de questions sur les configurations MPS pour les petites entreprises? 

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