Gestion de documents numériques

La gestion de documents numériques est l'une des formes les plus populaires de services d'impression gérés dont les entreprises ont de plus en plus profité au cours des dernières années. Les raisons en sont assez simples - il offre un moyen simple et sans encombrement de conserver tous vos documents importants au même endroit, éliminant ainsi le besoin de groupes de classeurs excessifs et d'autres formes sous-optimales de gestion de documents jouer un rôle dans votre milieu de travail.

Chez Integr8, nous fournissons à nos clients des solutions de gestion de documents numériques de pointe pour booster l'efficacité et la productivité de votre entreprise.

Qu'est-ce que la gestion numérique des documents?

En termes simples, un système de gestion de documents numériques (DMS) est un système utilisé pour suivre, stocker et gérer des documents numériquement. La gestion des documents numériques peut se produire de différentes manières. Certains seront meilleurs pour certains bureaux, tandis que d'autres n'auront besoin que d'une implémentation moindre ou d'un impact moindre sur leur flux de travail. La façon dont vous utilisez le service dépendra entièrement de la façon dont votre entreprise est gérée. C'est pourquoi il est si important de s'associer à un fournisseur de services d'impression gérés qui peut effectuer un audit approfondi de la façon dont vous faites des affaires et ne proposer qu'une intégration de gestion de documents numériques qui sera d'un avantage réel et tangible.

Pourquoi avez-vous besoin de la gestion de documents numériques?

Toute entreprise de toute industrie peut bénéficier de la gestion des documents numériques. L'avantage d'un tel système est le fait que l'utilisation du papier est considérablement réduite. Non seulement cela est bénéfique pour l'environnement, mais il est également avantageux de réduire le temps, les coûts et l'encombrement tout en améliorant l'efficacité dans un environnement de bureau.

Un autre gros avantage de l'utilisation d'un DMS pour gérer vos besoins en documents est que l'erreur humaine est atteinte de manière significative. Nous sommes sûrs que vous n'êtes que trop familier avec la facilité avec laquelle un mémo peut être perdu. Bien que cela semble être une petite chose, ces erreurs avec la façon dont les documents papier sont géré peut entraîner des problèmes majeurs à long terme, en particulier s’ils s’aggravent tout au long de la journée de travail et ralentissent considérablement le rythme de chacun.

La gestion numérique des documents simplifiée

En réduisant la façon dont nous utilisons le papier et en le remplaçant par un système numérique tout à fait plus efficace qui garde tout ce dont vous avez besoin et bien rangé, il est possible de rendre n'importe quel bureau beaucoup plus fluide.

Un système de gestion de documents numériques comprend de nombreux composants différents. Les métadonnées, par exemple, sont stockées pour chaque document et incluent des éléments tels que la date de création du document ou le service auquel le document se rapporte. Plutôt que de vous soucier de demander à un employé d'obtenir parfaitement les informations, vous pourrez vous reposer en sachant que la machine le fera automatiquement. La validation des données est un autre élément important, qui vérifie les défaillances de documents telles que les noms mal orthographiés, les signatures manquantes et d'autres défauts afin d'empêcher un snafu majeur de surgir plus loin sur la ligne.

La chose importante à réaliser sur les systèmes de gestion de documents numériques est qu'ils n'ont besoin que de faire le travail que vous avez besoin d'eux. Votre bureau peut avoir des besoins énormes ou des besoins très facilement satisfaits. Il est essentiel de travailler avec un partenaire de confiance qui connaît l'industrie et qui peut promettre que le système avec lequel vous vous retrouvez est celui qui convient parfaitement à vos besoins.

Gestion de documents numériques inégalée au Canada et aux États-Unis

Integr8 a une longue et fière histoire de servir nos clients canadiens avec des services d'impression gérés de premier ordre, et la façon dont nous gérons la gestion des documents numériques n'est pas différente. Parce que nous pouvons passer du temps avec l'entreprise en question et apprendre comment ils font les choses en détail, nous serons en mesure de proposer un système de gestion de documents numériques qui fonctionnera pour les besoins du bureau sans se compliquer inutilement. Après tout, il s'agit de réduire la quantité de tracas impliqués pour vos employés, et non d'y ajouter.

Nous sommes fiers de dire que dans notre longue expérience de clients satisfaits, la gestion des documents numériques est l'un des éléments clés auxquels ils reviennent lorsque nous leur demandons des moyens concrets d'aider. En particulier dans les bureaux où le papier domine des choses comme les mémos et la communication inter-bureaux, la gestion numérique des documents peut être un élément vital pour réduire efficacement le travail et les inefficacités. 

Lorsque vous investissez dans un DMS qui fonctionne, vous effectuez effectivement un investissement ponctuel qui continuera à porter ses fruits en termes d'économies de main-d'œuvre et de coûts pendant longtemps dans le futur.

Contactez Integr8 pour vos besoins en gestion de documents numériques

La gestion des documents numériques est un sujet complexe et la façon dont les DMS sont gérés n'est pas toujours simple. Si vous avez d'autres questions sur l'une des informations que vous venez de lire ci-dessus, n'hésitez pas à nous contactez. Un membre de notre équipe expérimentée et amicale se fera un plaisir de vous guider à travers tous les points problématiques. 

Vous pourrez également réserver une consultation gratuite afin de voir par vous-même à quel point les systèmes de gestion de documents numériques pourraient révolutionner votre façon de faire des affaires.

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