Questions à poser lors du choix d'une imprimante ou d'un copieur de bureau

Avoir la bonne imprimante ou le bon copieur peut considérablement augmenter l'efficacité de vos processus métier. Certains bureaux ont toujours leurs imprimantes et copieurs en tant que périphériques séparés tandis que d'autres ont ces périphériques consolidés en un seul périphérique: le imprimante multifonction ou MFP.
Imprimantes multifonctions consolidez la copie, l'impression, la numérisation et parfois même la télécopie sur un seul appareil, ce qui rend non seulement l'utilisation plus pratique, mais aide également à réduire les coûts.

Ce guide complet se concentre sur la façon de choisir une imprimante / copieur, avec les questions clés que vous devez poser. Ici à Integr8, nous avons travaillé avec des entreprises, grandes et petites, et nous recommandons toujours de consolider l'impression et la copie (ainsi que d'autres fonctions) grâce à l'utilisation d'un MFP - mais cela reste une décision à prendre par les propriétaires d'entreprise. Voici donc la première question que vous devez vous poser.

Gros plan d'un employé utilisant un MFP

1. Est-il préférable pour moi d'avoir mon imprimante et mon copieur en tant que périphériques séparés ou consolidés dans un MFP? Quelle est la différence?

Si vous êtes déjà prêt à vous procurer une imprimante multifonction, n'hésitez pas à ignorer cette partie. Sinon, voici quelques points à considérer:

Commodité et polyvalence

Les MFP ont tendance à avoir une conception plus compacte, occupant ainsi moins d'espace que si vous avez des périphériques séparés. De plus, les multifonctions peuvent être placées dans n'importe quelle zone du bureau où il y a une meilleure accessibilité pour les départements qui ont besoin de l'utiliser. Cela rend les MFP beaucoup plus pratiques à utiliser.

Les imprimantes multifonctions sont connectées à des ordinateurs via une connexion filaire ou sans fil - mais elles peuvent également être utilisées directement à partir de leur panneau de commande, comme la façon dont les copieurs autonomes sont utilisés. Cette polyvalence permet aux imprimantes multifonctions de s'adapter à différents types de configuration du lieu de travail et aux besoins de l'entreprise.

Frais

De nombreuses entreprises qui optent pour des appareils distincts (une imprimante de bureau et un copieur) le font souvent en raison de considérations de coût immédiates - en particulier pour les petites et moyennes entreprises. Si le bureau a déjà un copieur en place et n'a besoin que de remplacer une imprimante endommagée, alors souvent, une imprimante de bureau est choisie pour répondre au besoin - et vice versa.

Mais dans ce scénario ci-dessus, les économies impliquent uniquement les coûts initiaux. Qu'en est-il des coûts récurrents ou à long terme? Vous voyez, avoir des appareils séparés signifie généralement qu'il y a une plus grande consommation électrique. De plus, les appareils doivent être entretenus séparément, ce qui équivaut à encore plus de coûts supplémentaires.

Besoins futurs

Et voici une autre considération. Qu'en est-il des besoins futurs de votre entreprise? Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, une plus grande efficacité en sera attendue. Il n'y aura pas de place pour le décalage et les coûts supplémentaires à long terme qu'implique un système de périphériques fragmenté.

De plus, les MFP sont capables de bien plus que la simple consolidation de fonctions telles que l'impression, la copie, etc. Voici quelques fonctions supplémentaires qui peuvent être très utiles à une entreprise en croissance:

  • Les MFP d'aujourd'hui sont des périphériques réseau intelligents qui sont mieux équipés pour Gestion de documents numériques.
  • Avec les MFP, vous pouvez configurer Impression par traction ou impression FollowMe ce qui empêche principalement les documents sensibles de rester sur les bacs de sortie où ils peuvent être perdus ou volés - entre autres mesures de sécurité supplémentaires.
  • Certains MFP permettent également l'utilisation de mots de passe pour sécuriser davantage le processus d'impression.

Alors oui, les imprimantes multifonctions offrent de nombreux avantages pour la plupart des entreprises d'aujourd'hui. Mais avec toutes les options disponibles, comment déterminez-vous celle qui vous convient? Voici d'autres questions pour vous aider à affiner vos options.

2. Quels sont les besoins de mon entreprise en termes de volume d'impression?

À quelle fréquence les employés doivent-ils imprimer au cours de la journée? Combien de jantes de papier votre entreprise passe-t-elle chaque mois? En répondant à ces questions sur votre entreprise, vous pourrez mieux évaluer quelles imprimantes ont le cycle d'utilisation mensuel approprié.

Le cycle de service mensuel est le nombre de pages que le MFP peut imprimer chaque mois avec la qualité d'impression nominale de l'appareil sans erreur ni bourrage. Ce nombre est basé sur les résultats des tests de résistance effectués sur un modèle d'imprimante. Toutes les imprimantes ont cette limite. Il est important d'adapter cette fonction à vos besoins, car le dépassement du cycle d'utilisation mensuel de l'imprimante peut entraîner la panne de la machine.

3. Sur quel type de papier dois-je imprimer?

Prenez note des types de papier que vous utilisez. Vous pourrez vérifier si le MFP peut imprimer sur ces derniers en examinant les types de supports pris en charge.

En ce qui concerne les spécifications du MFP, les types de médias vous indiquera sur quel type de papier le MFP peut imprimer. Ceux-ci peuvent être les suivants: ordinaire, recyclé, coloré, traçage, bond, transparence, pré-perforé, papier à en-tête, enveloppe, etc.

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4. Quelle est la technologie d'impression ou le type de machine?

Celui-ci est simple. Assurez-vous que vous obtenez un MFP qui utilise la technologie laser ou couleur laser. Il existe également des imprimantes multifonctions à jet d'encre sur le marché, mais elles sont généralement bonnes pour un usage domestique uniquement car elles ne conviennent pas aux exigences élevées de l'impression de bureau.

5. De quelle «dpi» ou résolution ai-je besoin exactement?

En ce qui concerne les spécifications de l'imprimante, dpi (ou points par pouce) est généralement utilisé pour exprimer tout type de résolution - que ce soit pour l'impression, la copie, la numérisation ou la télécopie. Comme vous le savez peut-être déjà, plus la résolution est élevée, plus la sortie de l'image ou du fichier est claire et nette. Le dpi standard que vous pouvez rechercher pour garantir la clarté des fichiers imprimés et copiés est de 300 dpi. Dans certains cas, 150 dpi peut être acceptable, mais il n'est pas conseillé d'aller plus bas que cela.

6. De quelle vitesse ai-je besoin pour imprimer ou copier?

PPM ou pages par minute est une autre spécification MFP importante à examiner. Si vous imprimez ou copiez plus de 40,000 1000 pages par mois ou plus de 60 25 pages par jour, une vitesse de 50 ppm est le nombre standard à rechercher. Mais si votre demande d'impression ou de copie est inférieure à cela, comme dans les petites et moyennes entreprises, la gamme d'environ XNUMX ppm à XNUMX ppm serait généralement suffisante.

7. Quelles fonctionnalités de copie dois-je consulter?

La vitesse de copie ou dpi peut ne pas être suffisante pour les besoins de votre entreprise. Il existe des fonctionnalités de copie supplémentaires dans certains MFP qui pourraient rendre vos tâches de copie beaucoup plus faciles et plus rapides. Voici quelques exemples:

  • Réduire agrandir
  • Plus clair / plus foncé
  • Livre à deux pages
  • Numérotation des pages, date
  • Filigrane sécurisé
  • Ignorer les pages blanches

8. Dois-je me procurer un MFP capable d'imprimer depuis un mobile?

Avec l'impression mobile, vos employés peuvent facilement imprimer à partir de pratiquement n'importe quel appareil. Étant donné que la société devient de plus en plus mobile, cela pourrait être un bon moyen de stimuler la productivité ainsi que le moral des employés. Il y a des MFP qui ont cette capacité intégrée. C'est certainement une spécification qui mérite d'être examinée.

9. Quelles fonctionnalités de sécurité dois-je rechercher?

Il existe un large éventail de fonctions de sécurité fournies avec votre MFP. Celles-ci, bien sûr, diffèrent d'un appareil à l'autre. Plus vous imprimez / copiez de fichiers sensibles dans votre entreprise, plus vous devez vous assurer qu'une sécurité d'impression suffisante est en place. Voici quelques exemples de fonctionnalités que vous pouvez rechercher:

  • Mot de passe pour connexion / transmission
  • Cryptage des données
  • Effacement des données écrasées
  • Masquer le journal des tâches
  • Fonctionnalité pare-feu

10. Que faire si je souhaite configurer l'impression FollowMe et la gestion des documents numériques?

Nous avons mentionné au début de cet article que les MFP sont généralement prêts à être configurés avec FollowMe Printing et Digital Document Management. Cependant, ce ne sont pas des fonctionnalités généralement intégrées. Bien que vous puissiez confirmer si le MFP peut être configuré pour disposer de ces fonctionnalités, FollowMe Impression et Gestion de documents numériques sont mis en place par un fournisseur MPS (Managed Print Services) comme Integr8.

11. Où vais-je installer le MFP dans mon bureau?

Les imprimantes multifonctions remplissent la fonction d'un parc de périphériques tels que des imprimantes, des copieurs, des scanners et même des télécopieurs - tous réunis en un seul. Cela signifie une réduction de l'encombrement de l'appareil dans votre bureau - ce qui est formidable. Cependant, les dimensions comptent beaucoup, surtout si votre espace est limité. Vous souhaitez placer le MFP à un emplacement central et accessible pour maximiser la productivité. Regardez donc les dimensions de l'imprimante et voyez si elle peut s'adapter là où vous avez l'intention de la mettre.

12. Existe-t-il un moyen d'obtenir de l'aide professionnelle pour l'achat et la configuration de mon imprimante?

Absolument! Integr8 est le principal fournisseur de Services d'impression gérés au Canada et aux États-Unis. Non seulement nous pouvons vous aider à sélectionner les meilleurs MFP possibles pour répondre à vos besoins, mais nous pouvons également vous aider avec la configuration requise afin que votre entreprise puisse fonctionner avec une facilité et une productivité accrues.

Alors pourquoi attendre? Nous contacter aujourd'hui! Laissez-nous simplement vos coordonnées et nous vous téléphonerons pour que nous puissions commencer.

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