Pourquoi les documents papier constituent un risque pour la sécurité de la WFH

L'année dernière, nous avons vu des entreprises du monde entier passer à une configuration plus permanente du travail à domicile (WFH). Pour beaucoup, c'était parce qu'ils devaient s'adapter aux exigences de la pandémie en cours. Dès la publication de cet article, environ 42% de la population active des États-Unis travaille à temps plein à distance. Le pourcentage restant est de 33% dont les chômeurs et 26% qui n'ont pas la possibilité de travailler à distance en raison de la nature de leur profession. 

Pour certaines entreprises, le passage soudain à une configuration travail à domicile a entraîné quelques lacunes de sécurité non résolues. L'un d'eux concerne les documents papier. Les documents papier contenant des informations sensibles peuvent être perdus, volés, vus par quelqu'un qui ne le devrait pas, etc. Ces types de risques sont amplifiés dans le travail à domicile, car il s'agit d'un environnement encore moins contrôlé que le bureau. De plus, toutes les maisons ne sont pas équipées d'un bureau à domicile et d'un classeur pour assurer le stockage en toute sécurité des documents papier sensibles. 

Dans cet article, nous discuterons des raisons spécifiques pour lesquelles les documents papier présentent des risques de sécurité et de ce que vous pouvez faire pour les minimiser. Commençons!

Gros plan d'une personne qui met un document dans une enveloppe extensible

Les documents papier sont facilement accessibles

Alors que les informations sensibles sur un appareil numérique peuvent être cryptées pour masquer leur contenu, les documents papier sont tout le contraire. Dès que quelque chose est imprimé, son contenu est gratuit pour tout le monde.

Il s'agit d'un risque aussi important au travail qu'à la maison. La différence est qu'avec le travail à domicile, vous êtes plus laxiste pour vous assurer que les documents papier sont correctement stockés et hors de portée de tout passant.

Si le document contient des informations sensibles, il y a un risque de fuite. Il existe un risque supplémentaire si l'employé qui perd le document reçoit régulièrement des visiteurs, emploie des femmes de ménage ou réside avec des colocataires. 

Les documents papier peuvent être perdus ou jetés involontairement

Travailler à domicile signifie que les employés doivent jongler entre tâches personnelles et tâches professionnelles. Il est facile de se laisser distraire par des problèmes urgents dans la maison, comme un visiteur surprise, une bouilloire sifflante ou un enfant en bas âge qui pleure. Les documents papier peuvent être déposés sans le vouloir là où ils ne devraient pas être - et peuvent être confondus avec des ordures par un autre résident de la maison. 

De plus, une fois qu'un document est perdu ou jeté non déchiqueté, il serait impossible de le retrouver. Vous ne saurez jamais où il se trouve ni qui en a la possession. Si le document papier tombe entre de mauvaises mains, il peut y avoir des conséquences telles que la fuite d'informations sensibles, la fraude ou le vol d'identité.

Il n'est jamais conseillé de se fier uniquement à la copie papier d'un document - surtout si le document papier serait la seule version portant des signatures, des tampons, etc. importants. Une fois ce document perdu, ce n'est pas seulement un risque de sécurité, mais il y aurait également des répercussions à le remplacer. De plus, si le document a une signature importante, cela susciterait des soupçons ou de la méfiance s'ils se rendaient compte qu'ils signent à nouveau le même document. 

Travaillez à domicile avec un ordinateur portable, des cahiers et des documents papier

Les documents papier peuvent être volés

Tous les employés ne sont pas préparés avec un bureau à domicile entièrement équipé. Si vous avez confié à vos employés des documents papier importants à des fins de sécurité, il est probable que ces documents se trouvent juste quelque part sur leur bureau ou dans un tiroir.

Il n'y a aucune certitude que tous les documents papier importants pertinents pour votre entreprise sont rangés en toute sécurité dans un classeur ou un tiroir verrouillé. En tant que tel, si un incident de cambriolage se produit, ces documents sont à risque. Il peut également y avoir des cas où des documents importants peuvent être volontairement volés. Bien que cela puisse être une possibilité éloignée, il s'agit toujours d'un risque de sécurité dont il faut être conscient et pour lequel il faut se préparer.

La solution: numérisez vos documents papier

Maintenant que nous avons couvert les risques associés aux documents papier dans une configuration de travail à domicile, parlons des solutions. Sachez que vous pouvez utiliser ces solutions que vous soyez actuellement dans une configuration de travail à distance ou non! 

La principale solution pour éviter tout risque lié aux documents papier est de réduire l'utilisation de papier. Quel que soit le secteur dans lequel vous opérez, il existe un certain nombre d'options pour le faire. Ceci comprend:

  • Utilisez des formulaires en ligne pour obtenir des données client
  • Utilisez les signatures numériques sur les documents numériques
  • Offrez la possibilité d'envoyer des reçus par e-mail, un relevé de compte, etc.
  • Utilisez des outils pour remplir numériquement les PDF au lieu d'écrire sur leurs versions imprimées

Si votre entreprise utilise le papier depuis un certain temps, vous vous demandez peut-être ce que vous pouvez faire avec les boîtes et les boîtes de documents papier que vous avez actuellement stockées quelque part. La numérisation de ces documents peut être une solution qui me vient à l'esprit - cependant, il existe une option encore meilleure pour vous - et c'est par la numérisation.

La principale différence entre la numérisation et la numérisation est que la numérisation ne vous donne qu'une image statique de votre document papier. Pendant ce temps, grâce à la numérisation, vous pouvez convertir les documents papier en une contrepartie numérique avec des éléments avec lesquels vous pouvez interagir. 

La numérisation de documents présente les avantages suivants:

  • Grâce à la reconnaissance optique de caractères, le texte du document papier peut être converti en texte codé par machine que vous pouvez modifier 
  • Vous pouvez faire supprimer automatiquement les informations sensibles
  • Si nécessaire, vous pourrez suivre automatiquement la période de conservation du document et maintenir la conformité

Sécurisez vos documents numériques avec la gestion des documents numériques

Dans cet article, nous avons couvert les différents risques de sécurité associés à la possession de documents papier et comment vous pouvez facilement passer à la numérisation des documents. Cependant, cela ne signifie pas que les documents numériques sont totalement sûrs. Les documents numériques facilement accessibles via Internet sont toujours confrontés à des risques tels que l'accès non autorisé, la modification et la suppression.

Pour vous aider à minimiser tous les risques ci-dessus, Intégrer8 offre un excellent système de gestion de documents numériques qui vous permet de suivre, stocker et gérer de manière transparente toutes sortes de documents numériques. En plus de cela, le système attribue automatiquement les bonnes métadonnées et vérifie les informations manquantes / incorrectes. 

En savoir plus sur la numérisation de vos documents papier et ce que nous, à Intégrer8 peut vous offrir par nous contacter aujourd'hui!

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