Comment faire évoluer les flux de travail d'entreprise dans les espaces virtuels

Pour de nombreuses entreprises, la migration de leur main-d'œuvre vers une configuration de travail à distance ou virtuelle pose nombreux défis. Le principal défi majeur consiste à gérer efficacement les flux de travail et à maintenir le même niveau de productivité lorsque les interactions physiques sont considérablement réduites. Avoir les bons outils et pratiques est définitivement un must. Et si vous recherchez un moyen de configurer ou d'affiner des processus de travail virtuels pour votre entreprise, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous aborderons les principaux conseils et outils qui vous aideront à gérer les flux de travail et à tirer le meilleur parti du travail virtuel.

Commençons!
Un employé travaillant à domicile

1. Passez en revue et mettez à jour vos flux de travail régulièrement

Au début de la mise en œuvre d'une configuration de travail à domicile pour vos employés, vous avez peut-être déjà mis en place de nouveaux flux de travail qui garantissent une communication et une collaboration appropriées, même lorsque la présence physique n'est pas dans l'équation. 

Cependant, il est parfaitement normal que ce processus initial soit imparfait. Il peut y avoir des goulots d'étranglement dans le flux de travail qui peuvent amener les employés à être démotivés et frustrés s'ils ne sont pas contrôlés. Aussi cliché que cela puisse paraître, il y a toujours place à l'amélioration. 

Et qui de mieux poser des questions sur les difficultés ou les lacunes des nouveaux flux de travail que les employés eux-mêmes? En revisitant régulièrement de nouveaux flux de travail et en sollicitant des commentaires, vous pourrez affiner vos flux de travail au besoin. Cela motivera également les employés à faire de leur mieux pour co-créer un flux de travail transparent qui utilise au mieux le temps de chacun. 

2. Fixez-vous des objectifs significatifs et mesurables

Comme nous l'avons mentionné précédemment, les flux de travail pour le travail virtuel doivent être continuellement affinés pour garantir efficacité et productivité. Cependant, les commentaires des employés ne sont pas la seule source d'informations pour affiner vos flux de travail. 

Un autre facteur est l'efficacité. Vous saurez si les flux de travail sont efficaces s'ils sont capables d'atteindre certains objectifs. Mais avant de pouvoir utiliser la réalisation des objectifs comme un déterminant pour des flux de travail efficaces, les objectifs doivent être SMART - ce qui signifie que c'est:

  • Specific ou clairement défini
  • Mesurable ou peut être assimilé à des métriques appropriées 
  • Réalisable ou réaliste
  • Pertinent à l'objectif global
  • Opportun ou limité dans le temps 

3. Définissez clairement les rôles, les outils et les canaux de communication dans les workflows

Pour que les flux de travail continuent à évoluer dans les espaces virtuels, il est essentiel que tout le monde sache ce que l'on attend d'eux dans la nouvelle configuration. Après tout, une confusion de toute nature entraînera des retards et compromettra l'efficacité de votre entreprise. Alignez-vous avec les employés sur leurs rôles ou tâches, les outils à utiliser à chaque étape et les canaux de communication appropriés pour chaque situation. 

Les rôles et les outils à utiliser sont assez simples et sont souvent traités de manière approfondie lors de la configuration des flux de travail. Mais la définition des bons canaux de communication est facilement négligée. Il est courant que les employés aient des confusions telles que:

  • Dois-je envoyer un message comme celui-ci sur le chat de groupe ou l'envoyer par e-mail à toutes les personnes impliquées? Peut-être que je devrais le placer sur le ticket et simplement taguer les personnes impliquées?
  • Quel canal de discussion de groupe dois-je envoyer des annonces comme celle-ci? Dois-je simplement envoyer ce message à toutes les chaînes disponibles pour m'assurer que tout le monde le voit? 
  • Pour des questions urgentes comme celle-ci, un message de discussion suffit-il ou dois-je demander un appel?

La confusion, ainsi que le retard et les erreurs qui en résultent, peuvent entraîner un arrêt brutal du flux de travail. En outre, le retour en arrière à l'endroit où un message a été envoyé peut impliquer de parcourir trois canaux différents ou plus. C'est pourquoi il est important d'accorder la même attention et le même détail aux rôles de chaque employé, aux outils à utiliser et à l'utilisation appropriée des canaux de communication.  

4. Obtenez les bons outils pour avoir des discussions d'équipe efficaces

La communication est un thème récurrent lorsqu'il s'agit de défis de travail virtuel. Pour maintenir les flux de travail, vous devez vous assurer que votre entreprise dispose des canaux appropriés qui permettront des discussions d'équipe efficaces. Quelques outils standard dont vous auriez besoin incluent des applications pour:

  • Chats d'équipe
  • Vidéo conférence
  • Partage d'écran
  • Enregistrement d'écran

Il existe des outils qui pourraient inclure tout ou partie de ce qui précède - alors assurez-vous de bien revoir vos options.

Si votre entreprise a besoin de plates-formes supplémentaires pour le brainstorming, vous pouvez également rechercher des applications qui permettront à votre équipe de rassembler des idées de manière transparente, même lorsqu'elles sont éloignées. Vous pouvez explorer les options pour les tableaux blancs numériques et / ou les logiciels de cartographie mentale. Si vous choisissez d'essayer l'un des deux, assurez-vous de rechercher des fonctionnalités clés telles que:

  • Utilisation intuitive
  • Collaboration facile
  • Possibilité de joindre des fichiers
  • Partage et capacité d'exporter le résultat final

Exemple de mindmap

5. Gérer des projets avec un logiciel compatible

Si vous n'avez pas encore de logiciel de gestion de projet en place, le travail virtuel peut vous obliger à en obtenir un pour suivre vos flux de travail et vous assurer que tout est fait. Et si vous en avez déjà un, le travail virtuel peut remettre en question son efficacité. 

Il existe de nombreuses applications de gestion de projet - avec des complexités et des fonctionnalités variables. Lorsqu'il s'agit de choisir un logiciel de gestion de projet pour votre entreprise, vous devez vraiment examiner de plus près ce dont votre entreprise a besoin. Certaines entreprises ont besoin de fonctionnalités complexes, tandis que certaines entreprises sont gênées à cause d'elles - à la fin de la journée, votre meilleur guide sera l'expérience. 

Si vous explorez encore des options pour les outils de gestion de projet, voici quelques fonctionnalités dont presque toutes les entreprises ont besoin:

  • Calendriers, tableaux Kanban et diagrammes de Gantt pour un visuel et une gestion faciles des tâches
  • Tableaux de bord pour chaque utilisateur pour suivre les tâches à accomplir et l'avancement du projet
  • Mises à jour automatiques du statut pour toutes les personnes impliquées dans un projet
  • Suivi du temps pour les projets et les tâches
  • Possibilité de joindre des documents et des liens
  • Calendriers pour toutes les échéances
  • Analytics pour le déroulement d'un projet

6. Permettre aux employés d'accéder et de gérer les fichiers à distance

Pour les entreprises qui ont adopté la transformation numérique dès le début, les suites bureautiques et les systèmes de gestion de documents numériques sont des solutions familières. Pour certains, cependant, ces solutions sont devenues une nécessité pour maintenir le flux de travail en mouvement dans une configuration de travail à domicile. 

Si vous affinez encore vos processus et outils pour le travail virtuel, cette section vous aidera à faire la distinction entre les suites bureautiques et les systèmes de gestion de documents numériques - et à décider de celui dont votre entreprise a besoin. 

Suites de bureau

Ces dernières années, les suites bureautiques ont été affinées avec plus de fonctionnalités qui en font une solution incontournable pour les entreprises qui souhaitent créer, partager et collaborer sur des fichiers sur Internet. Selon les besoins de votre entreprise, une suite bureautique peut suffire. 

Système de gestion de documents numériques

Si votre entreprise doit se conformer à des normes réglementaires strictes - et aurait donc besoin de fonctionnalités plus sophistiquées pour le stockage, la gestion et le suivi des documents, vous avez besoin d'un système de gestion de documents numériques (DMS). Un DMS aurait les fonctionnalités suivantes qui ne sont généralement pas incluses dans les suites bureautiques:

  • Interface intégrée pour créer des flux de travail de documents
  • Protection des documents selon le workflow défini
  • Conventions de dénomination automatique des fichiers
  • Validation des données pour vérifier les informations manquantes ou mal orthographiées
  • Et plus encore! 

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce qu'un DMS peut faire pour votre entreprise, Consultez cette page

7. Assurer le support informatique et la sécurité à tout moment

La mise en œuvre de flux de travail dans une configuration de travail à distance est un défi en soi. Avec un risque supplémentaire de cyber crimes pendant une période délicate pour de nombreuses entreprises, vous devez garantir une sécurité renforcée lorsque votre entreprise effectue des travaux dans l'espace numérique. 

En utilisant les services informatiques gérés, vous serez en mesure de bénéficier d'un soutien continu et d'une sécurité informatique améliorée dont votre entreprise a besoin lors de la transition de vos employés vers le travail virtuel. La meilleure partie est que vous bénéficiez d'une aide informatique professionnelle à un coût plus prévisible. 

Quelle est ma prochaine étape

Nous, à Integr8 s'engagent à offrir des services personnalisés qui aident les entreprises à se développer. Pour votre configuration de travail à distance, nous proposons un système de gestion de documents numériques entièrement personnalisé ainsi que des services informatiques gérés. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce que nous pouvons faire pour votre entreprise, contactez-nous aujourd'hui!

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