Comment votre entreprise peut bénéficier des imprimantes réseau

À une époque où la connectivité crée plus d'opportunités de productivité, l'impression réseau est une norme dans de nombreuses entreprises. Les imprimantes multifonctions (MFP) ont généralement la capacité pour ce type d'impression, permettant ainsi à plusieurs utilisateurs d'avoir un accès fiable aux imprimantes au sein du réseau. Cela peut considérablement accélérer les travaux d'impression. En outre, l'impression réseau permet de réduire les coûts et la maintenance de l'imprimante. Ce ne sont là que quelques-uns des avantages des imprimantes réseau par rapport aux imprimantes locales. Si vous lisez cet article, vous n'avez probablement pas encore configuré l'impression réseau pour votre entreprise et vous vous demandez s'il est conseillé de le faire. Eh bien, vous êtes au bon endroit! Dans cet article, nous explorerons les principaux avantages des imprimantes réseau. Mais avant d'en arriver là, commençons par quelques notions de base! 

Un employé se dirigeant vers l'une des imprimantes réseau du bureau

Qu'est-ce que l'impression réseau?

Dans le cadre de la configuration d'impression réseau, vos imprimantes font partie d'un réseau d'ordinateurs ou d'un LAN, via Ethernet ou Wifi. Cette connexion permet aux ordinateurs du réseau d'accéder au même jeu d'imprimantes. 

Le contraire de l'impression en réseau utilise des imprimantes locales. Une imprimante locale, ou parfois appelée imprimante personnelle, est une imprimante connectée directement à un seul ordinateur, généralement via un câble USB. 

Quels sont les principaux avantages de l'imprimante réseau que je devrais connaître?

1. Vous aurez besoin de moins d'imprimantes 

Avec l'impression réseau, vous n'aurez besoin que d'une ou de quelques imprimantes de qualité par rapport à plusieurs imprimantes personnelles pour tous les employés qui ont besoin d'accéder à l'impression. Dans l'ensemble, l'achat d'une ou de quelques imprimantes multifonctions de qualité peut être moins coûteux que l'achat de plusieurs imprimantes locales / personnelles. Ce n'est que l'une des façons dont la configuration de l'impression réseau peut vous aider à économiser. Vous en verrez plus dans les prochains points!

2. L'entretien sera rentable 

L'impression réseau peut également aider votre entreprise à réaliser des économies grâce à la réduction des coûts de maintenance. La maintenance sera beaucoup plus facile pour moins d'appareils, surtout s'ils proviennent tous du même fournisseur. Cela signifie que vous n'aurez besoin que d'un seul membre du personnel de maintenance pour examiner vos imprimantes, ce qui rend la maintenance régulière extrêmement rentable. 

3. Garder le stock de vos fournitures sera plus facile 

Lors de la maintenance de nombreuses imprimantes locales, vous devez vous assurer que chacune d'elles dispose du toner et de l'encre dont elle a spécifiquement besoin. Ce n'est pas seulement ennuyeux, mais c'est aussi coûteux. 

Mais avec les imprimantes réseau, garder un inventaire des fournitures nécessaires est un jeu d'enfant car vous aurez moins d'imprimantes. Mais encore une fois, ce serait encore plus facile si les imprimantes proviennent du même fournisseur - car alors, vous avez une meilleure chance d'utiliser vos fournitures de manière croisée.

4. La formation de vos employés sera plus facile 

Avoir quelques imprimantes de qualité signifie que les employés ont besoin de moins de formation pour pouvoir utiliser ces appareils comme des professionnels. Ceci est, encore une fois, facilité si vos imprimantes provenaient du même fournisseur, car avoir des imprimantes de la même marque signifie avoir des expériences utilisateur similaires ou essentiellement similaires.

On peut soutenir que les imprimantes locales n'auraient besoin d'être apprises qu'une seule fois par les personnes dont les ordinateurs y sont connectés - mais il arrive que d'autres imprimantes aient besoin d'être utilisées par un employé. Par exemple, lorsque l'imprimante locale d'un employé tombe en panne et est remplacée, ce serait une chose entièrement nouvelle à réapprendre - avec une toute nouvelle imprimante que personne d'autre ne connaîtrait. 

Un autre exemple est celui où un employé devrait utiliser une autre imprimante pour une utilisation ponctuelle - que ce soit pour une résolution d'image plus élevée parce que son encre est épuisée, ou pour une raison quelconque. L'employé qui a besoin de l'autre imprimante ne la connaît peut-être pas et aura probablement besoin d'aide.

Le long et court de tout cela est que le fait de disposer de quelques imprimantes réseau partagées permet à chacun de développer facilement et collectivement la maîtrise de ces périphériques - et cela économise vraiment plus de temps et d'efforts par rapport à l'utilisation de plusieurs imprimantes locales.

Employé aux prises avec une imprimante locale

5. Aucune configuration compliquée ne sera nécessaire pour les nouveaux employés 

Avec la configuration de l'impression réseau, chaque fois que vous avez de nouveaux employés qui ont besoin d'un accès à une imprimante, ils n'auront pas besoin de disposer de leurs propres imprimantes locales et de la configuration informatique compliquée qui va avec. C'est juste une question de connexion de leur ordinateur au LAN et de découverte des imprimantes disponibles. À partir de là, la navigation est fluide.

6. Vous donnerez à vos employés plus d'indépendance et de choix d'impression 

Lorsque les employés utilisent leurs propres imprimantes locales, il peut arriver qu'ils aient besoin d'utiliser une autre imprimante en raison de sa capacité qui n'est pas disponible dans la leur (par exemple, capacité à imprimer une image à une résolution plus élevée, capacité à imprimer sur un certain type de papier , etc.). La nécessité de copier un fichier sur un lecteur flash et de passer à une autre imprimante prend suffisamment de temps. Mais devoir utiliser une imprimante locale inconnue et / ou devoir interrompre un autre employé dont l'ordinateur est connecté à cette imprimante ajoute une friction inutile au processus. Quelle que soit la configuration, le temps est perdu et la productivité est compromise.

Parallèlement, l'impression réseau permet à tous les ordinateurs du réseau d'accéder à toutes les imprimantes partagées et à leurs capacités. Il s'agit simplement de sélectionner la bonne imprimante pour le travail, directement à partir des ordinateurs des employés. De cette façon, les besoins d'impression de chacun peuvent être satisfaits rapidement, efficacement et indépendamment.  

7. Les documents peuvent être imprimés à distance 

La durée de l'impression réseau ne couvre pas seulement le coin le plus éloigné du lieu de travail. Les imprimantes réseau peuvent également être utilisées par une personne à la maison ou en voyage. L'un des moyens les plus courants consiste à utiliser un réseau privé virtuel (VPN) pour accéder aux imprimantes sur un réseau distant. De cette façon, même les utilisateurs distants peuvent imprimer des documents à partir des imprimantes réseau du bureau s'ils en ont besoin. 

Y a-t-il des inconvénients à configurer l'impression réseau?

Le seul inconvénient majeur de l'impression réseau est les risques de sécurité qui en découlent. Vous voyez, il y a une raison pour laquelle de nombreuses entreprises utilisent encore des imprimantes locales pour imprimer leurs documents sensibles. En effet, les imprimantes locales sont moins susceptibles de céder la place à des scénarios de vol / espionnage de documents.

Avec les imprimantes réseau, par contre, les documents peuvent être imprimés de loin - il n'est donc pas rare que les travaux d'impression soient simplement laissés dans le bac, que tout le monde puisse voir ou même voler. Un autre problème est que, sans les bonnes mesures de sécurité, l'impression réseau peut être plus sujette à cyber-attaques

Cela signifie-t-il donc que les entreprises ne devraient plus avoir d'imprimantes réseau? Absolument pas. Parce qu'avec Services d'impression gérés (MPS), vous pouvez avoir une impression réseau aussi sécurisée que possible. De plus, vous pourrez également profiter d'une maintenance sans souci, économiser davantage sur les fournitures, numériser facilement des documents, consolidez vos fournisseurs, Et bien plus encore.

Quelle est ma prochaine étape?

Integr8 est l'un des principaux fournisseurs de services d'impression gérés aux États-Unis et au Canada. Nous travaillons en étroite collaboration avec diverses entreprises de différents secteurs. Nous commençons par évaluer leurs besoins et à partir de là, nous élaborons une solution MPS qui les aidera à augmenter leur efficacité, à réduire leurs coûts et à bénéficier d'une sécurité optimale. 

Si vous avez des questions à nous poser concernant MPS ou comment nous pouvons vous aider à développer votre activité, nous serons plus qu'heureux de vous connecter. Contact aujourd'hui et commençons!

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