Fonctionnement des services d'impression gérés

L'impression est un aspect crucial dans la plupart (sinon la totalité) des entreprises, mais elles aborderont chacune ce côté des choses très différemment. La méthode que vous décidez d'utiliser influencera le coût, le niveau de responsabilité ainsi que l'efficacité de votre entreprise.

Considérer sérieusement vos options d'impression est vital pour assurer le succès et la richesse de votre entreprise. Cependant, il est courant que les entreprises aient besoin d’une aide extérieure choisir une solution d'impression, car il s'agit d'une tâche gigantesque et spécialisée - c'est là qu'interviennent les services d'impression gérés (MPS en abrégé).

Que sont les services d'impression gérés?

Services d'impression gérés (MPS) sont offerts par un fournisseur externe pour gérer et / ou optimiser la sortie de documents de votre entreprise. Cependant, ils analysent et considèrent également toutes vos options en termes de périphériques (imprimantes, scanners, télécopieurs et photocopieurs) qui conviendront le mieux à votre entreprise et si ce que vous faites actuellement vous est réellement bénéfique.

Comment fonctionnent les services d'impression gérés?

Ces services fonctionnent en fournissant des solutions à tous les aspects de vos processus d'impression qui entravent votre progression, bloquent la productivité ou gaspillent votre argent. Mais si vous vous demandez comment ils font cela, alors continuez à lire!

Ils le font par:

• Additionner les coûts de gestion et d'optimisation de vos imprimantes, leur sortie et les différents facteurs qui prennent en charge ces périphériques et processus (personnel, etc.). Ils travaillent ensuite sur l'externalisation pour réduire vos coûts jusqu'à 30%.
• Effectuer une première évaluation approfondie de votre régime d'impression actuel.
• Surveillance et gestion de votre environnement de sortie complet, quelle que soit la marque d'imprimante que vous utilisez.
• Réapprovisionner activement les fournitures avant que les employés ne soient affectés.
• Reconnaître puis résoudre tout problème d'impression.
• Proposer un plan d'action pour réduire le nombre d'imprimantes que vous utilisez.
• Penser à la santé de l'environnement et mettre en place des procédures pour en prendre soin comme imprimer moins, recycler, réduire la consommation d'énergie et bien plus encore.
• Amélioration constante des processus pour assurer le maximum d'économies d'argent et de temps.
• Offrir un accès d'impression facile et sécurisé aux télétravailleurs et aux travailleurs mobiles.
• Assistance aux projets d'intégration des technologies de l'information de gestion de réseau, de la prise en charge de la plateforme aux scénarios basés sur le cloud.
• Former votre personnel pour permettre une transition en douceur via la gestion du changement.
• Transformer les procédures lentes sur papier (telles que le routage et les approbations) en solutions numériques rapides et automatisées.

Quels sont les avantages des services d'impression gérés?

Analyse des besoins d'impression

Le service informatique de votre entreprise est très probablement très capable d'analyser votre situation d'impression, mais ce n'est pas vraiment la meilleure utilisation d'une ressource aussi précieuse, n'est-ce pas? Faire appel à un fournisseur MPS expérimenté dans l'analyse de toutes sortes de flottes d'impression est la meilleure solution. Ils sauront comment consolider les flottes d'imprimantes pour garantir que votre entreprise utilise l'équipement approprié, mais à un prix qui ne casse pas la banque.

Réduction des imprimantes «locales»

Le besoin et l'utilisation d'imprimantes locales est généralement le premier domaine à considérer sur la voie de l'optimisation de votre environnement d'impression. Ceux-ci sont souvent très inefficace et coûte à l'entreprise beaucoup plus que vous ne le pensez; ces imprimantes ont tendance à desservir un seul utilisateur, elles ne sont généralement pas connectées en réseau, ce qui les rend moins efficaces dans le paysage d'entreprise standard. Il est également fréquent que chacune de ces imprimantes locales ait ses propres formats de cartouche uniques - ce qui est un casse-tête en matière d'approvisionnement et d'inventaire!

Rationaliser le placement

Cela peut sembler évident, mais la plupart des entreprises placent rarement leurs imprimantes dans des endroits accessibles à la plupart des employés. Assurer un placement correct améliorera le flux de travail de votre personnel et maximisera l'utilisation de chaque appareil. Il est étonnant de voir combien de temps est perdu par un employé qui doit traverser un bâtiment ou, comme cela se révèle souvent le cas, même devoir se rendre à un autre étage pour récupérer ses documents imprimés.

Remplacement de tout périphérique inefficace

Un fournisseur de services d'impression gérés peut également vous aider à savoir quels équipements ne fonctionnent pas conformément aux spécifications et les remplacer par des périphériques d'impression beaucoup plus efficaces. Un fournisseur MPS est un spécialiste et connaît le meilleur équipement disponible pour les besoins de votre entreprise et son budget.

Livraison automatique des fournitures

Il faut tellement de temps précieux pour commander des cartouches pour chaque imprimante individuelle. Alors pourquoi ne pas entrer dans un programme MPS? Cela surveillera et évaluera tous vos appareils et effectuera réellement un achat automatisé de toner / cartouches lorsqu'il se rendra compte que vos imprimantes commencent à manquer. Cela garantit que vos employés ne restent pas bloqués ou n'attendent pas de cartouches avant d'imprimer leur documentation, ce qui réduit les temps d'arrêt.

Prévisibilité

Un programme MPS vous donne la possibilité de regrouper vos coûts (et vos fournisseurs), vous offrant ainsi la possibilité de payer un montant mensuel abordable et continu. Lorsque vous concluez un contrat avec un fournisseur MPS, vous n'aurez pas à vous soucier des problèmes de maintenance surprise indésirables ou des coûts d'impression inattendus, car tout cela sera pris en charge.

Entrainement d'employé

La dernière chose que vous souhaitez que votre service informatique ajoute à son horaire chargé est de former les employés et de régler leurs problèmes d'impression. Dans tous les cas, c'est généralement l'un de ces emplois qui est mis de côté, ce qui entraîne des temps d'arrêt considérables. Un fournisseur MPS peut aider à la formation des employés et également offrir une assistance en cas de problème d'impression.

Gestion de l'impression à distance

L'impression mobile permet à votre personnel d'imprimer à distance hors site et depuis n'importe quel appareil. Imaginez comment cela pourrait améliorer votre entreprise? Si un membre du personnel n'a pas à venir au bureau pour imprimer des documents importants et que les autres employés n'ont pas à prendre du temps sur leurs horaires chargés à la recherche du document à imprimer pour eux, alors vous pouvez voir comment cela se passerait. aider le flux de travail de votre entreprise. En prenant en charge un environnement d'impression mobile, les fournisseurs MPS peuvent vous aider à résoudre les problèmes de configuration et de gestion.

Services d'impression gérés Toronto

Il existe un large éventail de Solutions MPS là-bas et ils peuvent tous être adaptés aux besoins particuliers de votre entreprise. Une solution d'impression globale garantira que votre service informatique se concentre sur les problèmes clés, réduit vos coûts d'impression, améliore la productivité et améliore généralement l'efficacité de votre paysage d'impression. Ne hésitez pas à nous contacter avec notre équipe expérimentée et sympathique si vous avez d'autres questions.