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Comment l'OCR aide-t-il avec les services d'impression gérés?

Introduction

Une énorme collection de papier en désordre.

Malgré le fait que tout le monde semble avoir une imprimante dans son bureau de nos jours, l'impression reste un problème important pour de nombreuses entreprises. Parce que c'est considéré comme quelque chose de simple et de facile à gérer (après tout, qui ne sait pas comment utiliser une imprimante?), Le plus souvent, les entreprises ne se laissent pas accorder suffisamment de temps et de temps à la zone, ce qui peut entraîner des inconvénients importants il est temps de déterminer quels processus fonctionnent bien dans leurs opérations et lesquels ne le sont pas.

Les services d'impression gérés au Canada travaillent en étroite collaboration avec des entreprises de tous types afin de garantir que l'impression est gérée de manière aussi efficace et rentable que possible. En fournissant un compromis utile entre les options d'impression de détail standard et les sociétés d'impression commerciale, un service d'impression géré peut promettre un bon retour sur investissement tout en libérant votre service informatique pour travailler sur des problèmes plus spécifiques à l'entreprise.

Si vous êtes comme 90% des entreprises en activité aujourd'hui, vous ne suivez probablement pas les coûts d'impression. C'est une chose facile à ignorer, mais il est important de ne pas la manquer, car les différents coûts associés à une impression de qualité professionnelle sont importants, et il n'est pas toujours évident de savoir comment optimiser davantage vos processus.

Heureusement, il y a une nouvelle technologie sur le bloc qui est prête à vous aider avec vos besoins de services d'impression gérés au Canada. La reconnaissance optique de caractères (OCR) n'est que la dernière d'une série d'avancées technologiques réalisées dans l'industrie. Dans l'article d'aujourd'hui, nous discuterons de ce qu'est exactement l'OCR et de la façon dont il peut vous aider avec les services d'impression gérés au Canada.

Qu'est-ce que l'OCR, de toute façon?

Au niveau le plus élémentaire, l'OCR est un moyen de balayage électronique les documents imprimés et les convertir en fichiers électroniques, qui sont ensuite beaucoup plus faciles à trier, enregistrer et suivre dans une base de données numérique. Cette technologie - qui semblait à un moment très éloigné - est arrivée à la traîne d'autres percées comme la connectivité sans fil et la reproduction d'images à très haute résolution, et promet de rendre la vie beaucoup moins stressante pour quiconque est malade mort par noyade dans le papier.

Quel que soit le volume d'imprimés, l'OCR pourra analyser rapidement le document et écrire les informations pertinentes dans un fichier numérique en quelques secondes. Cependant, non seulement les mots imprimés sont convertis en bits et octets; chaque fichier créé par OCR est entièrement consultable, ce qui signifie que la tenue des dossiers est plus facile que jamais. Si l'un de vos employés a été chargé d'organiser tous les documents imprimés de votre entreprise, vous voudrez peut-être envisager d'investir dans un service d'impression géré qui utilise l'OCR dans le cadre de son processus, car vous libérerez cet employé pour le gérer de manière plus spécifique. Tâches. De plus, vous économiserez de l'argent à long terme - non seulement en gaspillant moins de capital pour des dépenses inutiles, mais aussi en gardant tout en ordre et en vous protégeant contre les hoquets potentiels plus loin.

Comment l'OCR aide-t-il avec les services d'impression gérés au Canada?

Les services d'impression gérés qui intègrent l'OCR offrent un certain nombre d'avantages par rapport aux processus d'impression traditionnels. D'une part, la plupart des implémentations OCR peuvent reconnaître des dizaines de dizaines de langues différentes dès le départ, ce qui pourrait étouffer tous les problèmes linguistiques dans l'œuf avant même d'avoir une chance de gronder vos opérations quotidiennes. Le tri par langue est une fonctionnalité offerte par de nombreux services d'impression gérés compatibles OCR au Canada.Par conséquent, si votre entreprise fait des affaires internationales (ou simplement multilingues), vous voudrez peut-être envisager de franchir le pas.

Un autre avantage énorme de l'OCR est qu'il peut tout convertir en documents formatés dans les formulaires Microsoft Office standard. Cela s'applique au mot écrit (en effet, la plupart des tâches d'OCR sont effectuées sur des documents Word pour commencer), mais peut aussi être b bénéfique en ce qui concerne les images. En scannant intelligemment des images de différentes résolutions, les services d'impression gérés qui utilisent l'OCR peuvent convertir avec précision le papier en un fichier électronique, ce qui vous fait économiser encore plus de temps et d'argent en ce qui concerne la quantité de papier que vous devrez acheter pour chaque cycle économique sans compromettre sur la qualité ou la fiabilité des enregistrements dont vous avez besoin pour garder une trace.

Rationalisation automatisée des documents

Les flux de documents automatisés sont un aspect important de tout service d'impression géré au Canada. Bien qu'il puisse sembler un nom quelque peu intimidant pour un processus, l'idée de base est assez simple. Le flux de travail de documents automatisé n'est qu'une procédure mise en place par un service d'impression géré donné afin d'éliminer les conjectures liées à la gestion de divers besoins en documents. Par exemple, les documents régulièrement répétés (comme les mémos, les ordres du jour ou les calendriers) peuvent être automatisés dans une certaine mesure car ils font essentiellement la même chose à chaque fois.

L'OCR est une bouée de sauvetage lorsqu'il s'agit de rendre les workflows de documents automatisés plus efficaces. Étant donné qu'un service d'impression géré compatible OCR au Canada sera en mesure de transcrire complètement et avec précision tout document écrit dans un document électronique, cela peut être intégré directement dans le flux de travail de haut en bas, garantissant efficacement que seul le strict minimum de temps et le capital sera dépensé sur l'ensemble du processus. En ce qui concerne les tâches répétitives qui se produisent jour après jour, chaque seconde que vous pouvez économiser par action individuelle sera multipliée des dizaines de milliers de fois par an, ce qui rend les avantages que l'OCR offre des services d'impression gérés au Canada extrêmement importants.

Conclusion

L'OCR est probablement l'un des progrès technologiques les plus importants réalisés dans l'impression au cours des dernières années. Plus que tout autre aspect des améliorations d'impression que nous avons vues récemment, l'OCR rend la conservation de tout si facile que vous vous demanderez pourquoi diable vous avez attendu si longtemps pour monter à bord avec un service d'impression géré au Canada.

Si vous avez d'autres questions sur la façon dont l'OCR peut aider les services d'impression gérés, pourquoi ne pas contacter notre équipe sympathique et compétente ici à integr8mps.ca? Nous aimerions vous parler de tout aspect qui reste insaisissable.

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