Avantages précieux des services d'impression gérés pour l'entreprise

L'employé moyen imprime environ 10,000 pages par an, coûtant environ 725 $. Multipliez ce montant par le nombre d'employés qui ont accès à vos imprimantes et vous récolterez des milliers de dollars en frais d'impression. Il n'est pas surprenant que l'impression soit la troisième dépense la plus coûteuse pour les entreprises après le loyer et la masse salariale. 

Pour en savoir plus, lisez ces exemples des avantages des services d'impression gérés en entreprise et découvrez comment Fournisseur MPS peut transformer le fonctionnement de votre bureau. 

Avantages des services d'impression gérés d'entreprise: pourquoi cela en vaut-il la peine

Si votre entreprise dépense trop en coûts d'impression, vous avez besoin de Managed Print Services (MPS). Les services d'impression gérés fournissent des systèmes intégrés de gestion des documents et d'impression qui rationalisent le flux de travail d'une organisation.

Un fournisseur MPS évaluera vos besoins d'impression, remplacera le matériel obsolète et supervisera la maintenance. Il s'agit d'un investissement abordable pour un système plus organisé qui réduit les dépenses en capital. 

Outre ceux mentionnés ci-dessus, MPS offre de nombreux avantages qui augmenteront à terme la productivité. Voici d'autres avantages des services d'impression gérés par l'entreprise. 

Un employé remplit une imprimante avec du papier

MPS améliore le flux de travail des départements informatiques

L'un des principaux avantages des services d'impression gérés par l'entreprise est sa capacité à gérer tous les aspects du matériel et des logiciels d'impression et de numérisation de l'entreprise. Il comprend la maintenance et le support, ainsi que l'achat et la mise à jour des logiciels nécessaires. Il améliore également les systèmes de gestion de documents. Tous ces processus font gagner du temps, transforment les pratiques obsolètes et réduisent la charge de travail du service informatique afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches plus importantes. 

MPS réduit considérablement les coûts d'impression 

L'un des avantages les plus importants des services d'impression gérés par l'entreprise est la réduction des coûts. Cela peut surprendre, mais des flottes d'impression mal gérées peuvent coûter à une entreprise jusqu'à 3% de son chiffre d'affaires annuel total. Par exemple, une entreprise qui gagne 5 millions de dollars par an dépense environ 150,000 XNUMX dollars en impression de documents. C'est la raison pour laquelle de plus en plus d'entreprises recherchent des moyens de réduire les pratiques inefficaces.

Un fournisseur MPS peut sauver une entreprise jusqu'à 30% sur les coûts d'impression en créant un protocole d'impression productif que les employés doivent suivre et en veillant à ce que toutes les imprimantes fonctionnent correctement. 

Le fournisseur MPS renforce la sécurité de vos données 

Le vol de documents ou de données est un grave préoccupation pour les organisations, en particulier lorsqu'il s'agit d'informations sensibles. Un fournisseur MPS peut configurer un stratégie de cybersécurité cela protégera les données importantes. Le système peut inclure des pratiques telles que l'authentification de l'appareil ou des documents cryptés. La perte de données peut entraîner des pertes financières, et c'est pourquoi la sécurité des données et du réseau est l'un des avantages les plus importants des services d'impression gérés par l'entreprise.

Pour vous tenir informé, voici quelques menaces courantes liées à l'impression qui conduisent au vol de données:

  • Vol de documents - Aussi connu sous le nom extrusion de données, se caractérise par le mouvement non autorisé de données via des logiciels malveillants. Les imprimantes sont les cibles les plus courantes de ces activités. 
  • Piratage - Tous les appareils, y compris les imprimantes, sont susceptibles d'être piratés. Les pirates ciblent les imprimantes pour accéder aux données non sécurisées sur leur disque dur. Les pirates utilisent également des imprimantes pour accéder à certaines parties du réseau. 
  • Cryptojacking - Cela se produit lorsqu'un logiciel malveillant installe un logiciel d'extraction de crypto sur un appareil pour utiliser sa puissance de traitement pour l'extraction de crypto-monnaies. Le malware se positionne sur un routeur, ou d'autres appareils, tels que des imprimantes pour accéder à plusieurs ordinateurs. 
  • Falsification de l'imprimante - Les paramètres d'imprimante non sécurisés peuvent être modifiés pour réduire la sécurité des documents. Un pirate informatique peut le faire intentionnellement et des employés inconscients peuvent accidentellement modifier les paramètres pour rediriger les tâches, enregistrer les tâches vers une autre zone ou éliminer toute fonctionnalité de sécurité personnalisée. 
  • Attaques par e-mail - Les pertes de données liées à l'impression se produisent lorsque les documents sont envoyés par courrier électronique à des sources externes via l'imprimante. 

MPS peut fournir des initiatives durables

Bien que le papier soit un matériau recyclable, tout le monde ne le recycle pas. Selon un article, 40% des bois coupés dans le monde sont utilisés pour la production de papier, et le papier représente 40% des déchets aux États-Unis.

Il est facile de tomber dans le gaspillage au bureau, les employés imprimant des documents plus qu'ils ne le devraient. Un fournisseur MPS vous aidera à mettre en place des protocoles durables tels que des programmes de re-feuilletage et une impression consciente pour réduire le gaspillage de papier. En plus des avantages du service d'impression géré par l'entreprise, les pratiques durables réduisent également les coûts d'approvisionnement inutiles. 

Un groupe d'employés à la recherche de graphiques et de tableaux

Consultation d'experts 

Alors qu'un vendeur d'imprimantes se contentera de vous vendre une imprimante et de partir le lendemain, un fournisseur MPS peut offrir une assistance XNUMX heures sur XNUMX pour déterminer si une imprimante spécifique est la mieux adaptée aux besoins de votre bureau.

Les partenaires de qualité seront en mesure d'identifier les atouts des services d'impression gérés par l'entreprise et d'expliquer comment une stratégie d'impression peut améliorer le flux de travail de vos employés, maintenir les appareils en bon état et, en fin de compte, réduire les coûts. Ce type de consultation d'experts est facilement disponible lorsque vous décidez de solliciter MPS.

Certaines formes de consultation que les fournisseurs de MPS peuvent offrir sont: 

  • Cartographie de bureau - Les fournisseurs de MPS évalueront votre zone de travail pour comprendre si le bureau est configuré pour le plus haut niveau de productivité. Cette évaluation comprendra l'examen du matériel s'il est placé dans des zones optimales et ceux qui sont sous-utilisés ou surutilisés. Après l'évaluation, le fournisseur présentera une cartographie visuelle pour indiquer les options potentielles.
  • Évaluation de la main-d'œuvre - Les prestataires de services MPS mèneront des entretiens avec les employés et les parties prenantes pour poser des questions sur leurs problèmes de travail et leurs habitudes d'impression afin de déterminer comment les processus peuvent être améliorés. 
  • Collecte de données - Les fournisseurs de MPS appliqueront des outils d'évaluation pour collecter les données de votre configuration d'impression actuelle afin de mieux comprendre à quel point chaque périphérique est utilisé. 

Recherchez dès aujourd'hui des services d'impression gérés pour votre organisation

Si vous recherchez des pratiques respectueuses du budget pour votre organisation, un fournisseur MPS peut réduire considérablement les coûts pour les petites et grandes entreprises. Pour en savoir plus sur les avantages des services d'impression gérés en entreprise et sur la manière dont ils peuvent vous aider à améliorer vos méthodes d'impression et la productivité de vos employés, contactez Integr8 dès aujourd'hui et découvrez nos offres. 

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