Principaux défis auxquels les responsables RH sont confrontés avec la gestion des documents

Les responsables des ressources humaines sont chargés de diriger les fonctions d'un service des ressources humaines ; cela comprend l'embauche et les entretiens avec les candidats, la gestion des salaires, le traitement des avantages sociaux et des demandes de congé, et l'application des politiques de l'entreprise. 

En gros, le périmètre de travail d'un responsable RH englobe une énorme quantité de données, et à mesure que l'entreprise se développe, les données font de même. Cela signifie que le nombre d'informations sur la paie, les contrats, les dossiers des employés et d'autres informations confidentielles augmente et nécessite encore plus d'attention pour être stockés, suivis et protégés.   

La gestion traditionnelle des documents sur papier reste une méthode de prédilection pour de nombreuses organisations, mais elle présente certains inconvénients qui sont considérés comme des défis majeurs pour les responsables RH.

Explorons-les et résolvons-les dès maintenant ! 

Quels sont les défis de la gestion de documents ? 

Deux mots : trop.

Franchement, il y a tout simplement trop de défis auxquels les responsables RH sont confrontés en termes de gestion de documents traditionnelle, mais voici ceux qui se produisent le plus fréquemment : 

Gestion du temps

Les bureaux des RH sont toujours parsemés de grands classeurs remplis à ras bord de divers types de documents. Quelle que soit l'organisation de ces fichiers, il ne serait pas surprenant de voir un membre du personnel des ressources humaines fouiller dans un tiroir pendant plus de 15 minutes, essayant simplement de trouver un morceau de papier spécifique. 

Lorsque trop de temps est passé à rechercher parmi des tas et des tas de papier, cela soustrait du temps à accomplir des tâches plus importantes et ajoute à la quantité de stress. 

Accessibilité  

Vous pouvez coder par couleur et classer par ordre alphabétique tout ce que vous voulez, mais lorsque vous êtes en charge d'une quantité colossale de données sur papier, vous vous heurtez à une sorte d'obstacle en matière d'accessibilité. 

Le temps et les efforts nécessaires pour ouvrir plusieurs tiroirs et feuilleter plusieurs dossiers et pages juste pour localiser un contrat ou une proposition ne sont pas très durables. 

Sécurité 

Les responsables des ressources humaines sont confrontés à des tonnes de défis liés à la gestion des documents, mais celui-ci est probablement le pire des pires ; Sécurité.

Bien que les informations sensibles soient toujours stockées derrière un verrou et une clé, ce n'est pas un gros obstacle pour ceux qui veulent y accéder illégalement. De plus, les dossiers papier ne sont jamais à 100 % à l'abri des agressions naturelles qui pourraient les détruire, comme les inondations ou les incendies. 

Impact environnemental

Le papier est une partie normale et presque indispensable de notre vie quotidienne. Des emballages de nourriture et de savon aux contrats de bureau et aux dossiers des employés, le papier est partout, et il a un impact considérable sur l'environnement. 

Quand quelque chose a un impact sur l'environnement, cela a un impact sur ses habitants ; c'est exactement pourquoi cela doit être l'un des défis ultimes présentés à un responsable des ressources humaines. Durabilité sur le lieu de travail devrait être une priorité élevée.  

Résolution de problèmes

Quelles sont les solutions pour la gestion des documents sur papier 

Deux mots: Passez au numérique !   

Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, passer au numérique est la meilleure solution à ce problème papier. Il est vrai que nous ne pourrons pas éliminer complètement le papier de nos vies, mais il est également vrai que nous pouvons le réduire afin de rationaliser les flux de travail, de réduire les coûts et de créer un environnement de bureau plus durable. 

Vous êtes peut-être habitué à gérer vos documents de manière traditionnelle, mais parfois, il est bon de rompre avec la tradition et d'en commencer une nouvelle et meilleure. Bref, voilà pour rendre le travail amusant à nouveau ! 

Voici comment le passage du papier au numérique peut résoudre les problèmes courants de gestion des documents auxquels sont confrontés les responsables RH :  

Gestion de documents numériques 

Services d'impression gérés tels que la gestion numérique des documents (DMS) est une plate-forme conçue pour stocker, suivre, partager et essentiellement gérer vos fichiers par voie électronique. 

En intégrant cette pratique à votre flux de travail, vous pouvez profiter pleinement de tous ses avantages qui vous permettent de vous désencombrer tout en conservant vos documents de travail dans un référentiel sûr et fiable sur le Web. Imaginez combien de temps et d'espace physique vous pouvez économiser dans votre bureau des RH !

Plus important encore, la gestion numérique des documents réduit le besoin de papier, ce qui vous permet à son tour de réduire considérablement les dépenses tout en ayant un impact positif sur l'environnement. 

Pour couronner le tout, la gestion numérique des documents minimise le risque d'erreur humaine, faisant de cette méthode un ajout fantastique à votre quête de l'excellence.    

Gestion de documents numériques

La gestion des documents passe au numérique 

Si vous êtes prêt à plonger dans le monde numérique pour éliminer les défis de gestion de documents auxquels votre équipe RH est confrontée, alors vous pouvez faire confiance à Integr8. 

Chez Integr8, nous nous spécialisons dans la fourniture de haute qualité solutions de gestion de documents numériques qui réduisent efficacement les niveaux de stress, augmentent l'efficacité, maximisent la productivité et optimisent les marges budgétaires. 

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